Reforma Tributária no SAP: por que “configuração” de IBS/CBS esconde decisão do CFO

Toda vez que alguém chama IBS e CBS de "configuração no sistema", uma decisão de orçamento está sendo empurrada para baixo da mesa sem que ninguém perceba. Isso não é uma crítica ao time técnico. É uma observação sobre onde, dentro da estrutura de governança de muitas empresas, a Reforma Tributária de fato está sendo decidida hoje.

A Emenda Constitucional 132/2023, promulgada em 20 de dezembro de 2023, criou o IBS e a CBS e fixou, no próprio texto constitucional, o cronograma de transição. Segundo o art. 125 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias (ADCT), em 2026 o IBS é cobrado à alíquota estadual de 0,1% e a CBS à alíquota de 0,9%, um ano de teste em que o contribuinte que cumprir as obrigações acessórias pode ser dispensado do recolhimento efetivo. O art. 126 do ADCT determina que, a partir de 2027, passam a ser cobrados a CBS de forma plena e o Imposto Seletivo, e ficam extintas as contribuições de PIS e COFINS, condicionado a essa extinção à CBS já estar instituída. O art. 129 do ADCT fixa que ICMS e ISS ficam extintos a partir de 2033, encerrando o período de convivência entre os dois regimes. A Lei Complementar 214/2025 regulamenta a operação desses tributos dentro desse cronograma constitucional.

Esse calendário é público, oficial e conhecido pela maioria dos times fiscais e de TI. O que costuma não estar claro é quem, dentro da empresa, decidiu formalmente quanto tempo de equipe sênior esse projeto consome, o que fica em segundo plano enquanto ele avança, e que nível de risco a operação aceita durante a transição. Essas três perguntas não são técnicas. São perguntas de orçamento e de prioridade, e prioridade é decisão executiva, não decisão de configuração de sistema.

O padrão que aparece quando ninguém decide formalmente

Em diagnósticos que a DFSpro realiza em operações SAP com componente fiscal relevante, um padrão se repete com uma consistência que chama atenção: o projeto de adequação à Reforma nasce dentro do time fiscal e de TI, avança tecnicamente, e nunca sobe formalmente ao CFO como item de pauta com orçamento e prazo aprovados. Ele só aparece no comitê executivo quando algo atrasa, quando custa mais do que deveria, ou quando o primeiro fechamento sob o novo regime revela uma inconsistência que ninguém tinha mapeado.

O que separa essas duas situações não é a competência técnica de quem executa a parametrização. Times de TI e fiscal costumam saber exatamente o que precisa ser configurado: novos campos de XML para CBS, IBS e Imposto Seletivo, ajuste de cadastro de produto e cliente, validação de emissão, convivência entre o leiaute antigo e o novo durante todo o período de transição. O que falta, na maior parte dos casos que observamos, é uma decisão formal e documentada de que aquilo é um projeto com peso de decisão executiva, não apenas uma tarefa técnica dentro do backlog de manutenção do SAP.

Duas empresas com a mesma arquitetura SAP, o mesmo escopo fiscal e o mesmo prazo legal podem chegar a resultados completamente diferentes em 2027. A diferença observada em campo raramente está na tecnologia. Está em quem, formalmente, respondeu pela decisão de priorizar esse projeto, com que orçamento e com que nível de risco aceito durante a transição.

Um projeto pode estar tecnicamente correto do início ao fim e, ainda assim, nunca ter passado por uma decisão formal de prioridade. Isso é o que a maioria dos comitês executivos só descobre quando o atraso ou o custo já aconteceu.

Por que isso acontece: a causa raiz não é tecnológica

A causa raiz desse padrão quase nunca está na tecnologia. Está na arquitetura de decisão dentro da empresa: quem é o dono formal de um projeto que atravessa fiscal, TI e financeiro ao mesmo tempo, e em que momento do ciclo de vida do projeto essa decisão deveria ter sido levada ao CFO.

Quando um projeto nasce como demanda técnica ("precisamos adequar o SAP para IBS e CBS"), ele naturalmente segue o fluxo de aprovação de projetos técnicos: prioridade dentro do backlog de TI, validação do time fiscal, sem necessariamente passar por uma decisão de orçamento e prioridade no nível em que essa decisão deveria estar, dado o tamanho do risco envolvido. Ninguém decidiu, de forma deliberada, tratar a Reforma como item técnico menor. Isso aconteceu porque, num primeiro momento, ninguém chamou aquilo de decisão executiva, e o projeto simplesmente seguiu o caminho de menor resistência dentro da estrutura de governança existente.

Esse mecanismo se agrava justamente porque a Reforma Tributária tem, por força constitucional (art. 125 a 129 do ADCT, incluído pela EC 132/2023), um cronograma fixo e um período longo de convivência entre dois regimes fiscais. Um projeto de TI comum tem escopo definido e data de entrega negociável. Um projeto de adequação a IBS/CBS tem data legal fixa, regulamentação que segue sendo detalhada por norma infraconstitucional (a própria LC 214/2025 e atos normativos posteriores ainda geram desdobramentos) e uma janela de teste em 2026 que, se mal aproveitada, empurra para 2027, ano em que a cobrança da CBS deixa de ser simbólica, exatamente o tipo de erro que deveria ter sido identificado durante a fase de alíquotas reduzidas.

O que o mercado costuma fazer, e por que isso não resolve o problema

A abordagem mais comum do mercado é reforçar a competência técnica: contratar mais horas de consultoria SAP, acelerar o cronograma de parametrização, aumentar o time interno dedicado ao projeto. O resultado costuma ser um sistema tecnicamente mais avançado dentro da mesma estrutura de decisão anterior.

A raiz continua sem solução porque o problema nunca foi de capacidade técnica de execução. Foi de quem decide, com que orçamento e com que nível de risco aceito, que aquele projeto é prioridade formal da empresa e não apenas tarefa dentro do backlog de TI. Aumentar recurso técnico sobre uma decisão que nunca foi tomada formalmente só acelera a velocidade com que o projeto chega ao mesmo ponto cego: alguém descobre, no primeiro fechamento sob o novo regime, que uma combinação tributária crítica não foi mapeada, e a resposta organizacional é mobilizar ainda mais gente técnica para corrigir algo que era, desde o início, uma lacuna de decisão, não de execução.

As quatro perguntas que testam se a decisão já foi tomada

O framework que usamos em diagnósticos para separar projeto tecnicamente avançado de projeto com decisão executiva real é simples de aplicar e, na prática, difícil de responder sem constrangimento em boa parte das empresas.

1. Orçamento formal: a parametrização de IBS e CBS em andamento teve orçamento formalmente aprovado pelo CFO, com valor e prazo explícitos, ou o time técnico está absorvendo o custo dentro do orçamento corrente de manutenção do SAP? Se for a segunda opção, o projeto nunca recebeu peso de decisão executiva, apenas peso de tarefa técnica.

2. Registro de prioridade: existe um documento, ata ou registro formal em que o comitê executivo aprovou explicitamente a prioridade desse projeto frente a outras iniciativas de TI e fiscal em andamento? Ausência de registro formal é o sinal mais confiável de que a decisão nunca subiu de fato.

3. Visibilidade de cobertura: alguém no nível de CFO ou Diretor Fiscal sabe, hoje, quais combinações tributárias críticas da operação (produto, estado de origem, estado de destino, natureza da operação) já foram testadas na fase de 2026, e quais ainda não? Resposta vaga indica que o projeto avançou tecnicamente sem que a camada executiva tivesse visibilidade real do que estava sendo coberto.

4. Risco aceito: que nível de risco a empresa está aceitando, de forma consciente, durante o período de convivência entre os dois regimes, que vai até a extinção de ICMS e ISS em 2033 (art. 129 do ADCT)? Toda transição longa envolve aceitar algum grau de risco temporário. A pergunta é se esse risco foi dimensionado e aceito formalmente, ou se simplesmente existe, sem que ninguém tenha decidido conviver com ele.

Empresa que responde as quatro perguntas com clareza e datas específicas tem, com alta probabilidade, um projeto que passou por decisão executiva real. Empresa que responde com "acho que sim" ou "isso é mais técnico" em qualquer uma delas tem, muito provavelmente, um projeto tecnicamente avançado rodando fora da mesa de decisão onde ele deveria estar.

O caminho quando o diagnóstico revela a lacuna

Quando esse padrão aparece num diagnóstico, o caminho não é reforçar ainda mais a execução técnica. É formalizar a decisão que ainda não foi tomada: levar ao comitê, com dados concretos sobre orçamento consumido até agora, prazo legal remanescente e mapa de combinações tributárias críticas já cobertas versus pendentes, a pergunta que deveria ter sido feita no início do projeto: isso é prioridade formal da empresa, com o orçamento e o risco que isso implica, ou vai continuar sendo tratado como tarefa técnica dentro do backlog corrente?

Um Diagnóstico Fiscal Estruturado, quando aplicado a esse cenário, tem como primeiro entregável exatamente esse mapa: o que já foi decidido de fato, o que foi apenas executado sem decisão formal, e o tamanho do risco que a empresa está carregando sem saber. Isso não substitui a decisão do cliente sobre orçamento e prioridade, que continua sendo dele. O papel da DFSpro é trazer essa decisão à superfície, com dado concreto, antes que o primeiro fechamento sob o novo regime a traga à tona da pior forma possível.

A decisão que já deveria estar na pauta

A Reforma Tributária não vai esperar a empresa decidir formalmente quem responde por ela. O cronograma fixado nos arts. 125, 126 e 129 do ADCT, incluído pela EC 132/2023 e regulamentado pela LC 214/2025, segue rodando independente de quem, internamente, assumiu a decisão de priorizar esse projeto. A diferença entre a empresa que atravessa 2027 com controle e a que atravessa em modo de correção emergencial raramente vai estar na competência técnica de quem configurou o SAP. Vai estar em quem, formalmente, decidiu que aquilo era prioridade, com que orçamento e com que risco aceito.

A pergunta que vale levar ao próximo relatório de status do projeto é direta: esse projeto teve uma decisão de orçamento e prioridade tomada por quem responde por isso na empresa, ou continua sendo tocado como se fosse apenas configuração? Se fizer sentido dimensionar essa lacuna com dado concreto antes do próximo comitê, estou disponível.