Que evidência guardar para sustentar um crédito de IBS e CBS numa fiscalização?

Montando o contexto: discordo de fechar a lista agora como se estivesse completa. Então, o óbvio é que o que temos de documentação não afirma que o GUEPARDO Tax atenda as informações de créditos de CBS nem de débitos e créditos de IBS: a documentação da NTT lista isso como backlog, sem data. Confirme com a NTT ou teste no ambiente. E a decisão de aproveitar um crédito é do cliente, então a lista de prova precisa ser validada por quem decide na empresa.

Objetivamente, aqui a gente indexou a evidência por documento: uma pasta por mês e um índice que liga a chave da nota ao lançamento contábil e à apuração. Olha, uma ressalva: crédito que não nasce na nota é o mais frágil. As notas de projeto citam o caso de PIS e COFINS em que o crédito exige levantamento manual e lançamento manual, e o crédito extemporâneo cai no período errado. Para esses casos, a gente guarda também a planilha do levantamento e a justificativa do lançamento. É experiência de campo, não regra do produto.

Primeiro o cenário, e olha, de perto, o que falta quase sempre é o dossiê. As notas de projeto descrevem governança do cliente como dono por regra, dossiê com data, dono e vínculo com a regra, e período de guarda definido com o jurídico do cliente. Então, para cada tipo de crédito, defina um dono, uma pasta por período e um registro de data de cada conferência. E quanto tempo guardar não se decide em TI: leve ao jurídico, que decide pelo texto da lei vigente.

Pra dar o contexto, comece pela cadeia inteira, não por um arquivo. Veja, meu adendo: o validador aceitar o arquivo não prova que o imposto apurado é o escriturado e o pago. Para cada crédito, eu guardaria:

1. o documento fiscal de origem, com a chave;
2. o registro do documento no SAP;
3. a apuração do período em que o crédito entrou;
4. qualquer ajuste manual, com quem aprovou;
5. o lançamento contábil correspondente.

O que a lei exige de prova para IBS e CBS eu não afirmo aqui: confira no texto vigente.