Consultoria fiscal SAP S/4HANA: o fiscal que atravessa a troca de plataforma sem perder prova

Consultoria fiscal no S/4HANA, em uma frase

Cinco mudanças do S/4HANA e a pergunta fiscal de cada uma

O fiscal em cada caminho: conversão, nova implementação e transição seletiva

Para a decisão de nuvem, a página sobre RISE e GROW with SAP trata o tema por inteiro.

O que o fiscal precisa entregar em cada fase do SAP Activate

Quatro cuidados com o ambiente para o teste fiscal valer

Business Partner: o que acontece com o dado fiscal do parceiro

Universal Journal e conciliação: onde o fiscal confere

Quem precisa aprofundar o método de conferência encontra o passo a passo em conciliação fiscal e contábil.

Seis saldos fiscais que o corte precisa carregar

Para os temas ligados, veja Bloco H e inventário e CIAP e ativo imobilizado.

Obrigações do período em que dois sistemas conviveram

As obrigações mensais e anuais estão tratadas em SPED e obrigações acessórias.

Emissão e recepção: seis perguntas que o plano de migração esquece

Para o desenho de cada documento, veja documentos fiscais eletrônicos; para quem ainda usa o componente antigo de emissão, migração do GRC NF-e para o DRC.

Seis passos para montar o conjunto de casos que prova que o cálculo seguiu igual

1. Escolha o universo. Liste operações, parceiros, materiais e estabelecimentos que representam o negócio, incluindo as exceções mais caras.
2. Selecione documentos reais. Para cada combinação, escolha um documento real do ECC e anote impostos, bases e contas. Descaracterize dados pessoais.
3. Fixe o resultado esperado. O responsável fiscal aprova, por escrito, o valor esperado de cada caso. Aprovar depois de ver o resultado novo invalida a prova.
4. Rode no S/4HANA. Reproduza cada caso no ambiente novo, com os dados migrados, e guarde o resultado ao lado do esperado.
5. Classifique cada diferença. Dado migrado, regra, customização ou melhoria do padrão. A decisão sobre aceitar ou corrigir é do responsável fiscal.
6. Guarde e repita. O conjunto vira o teste de regressão de cada release. Quando algo mudar, o mesmo conjunto responde se o cálculo continua igual.

Regra fiscal escrita à mão: manter, trocar ou retirar

O detalhe de núcleo limpo e do que cada nível permite está em Clean Core fiscal, e o de desenvolvimento em ABAP e customização fiscal.

Qual camada fiscal vai rodar no S/4HANA: decida antes da realização

Integrações que o fiscal depende e que mudam de endereço na migração

A parte técnica de cada interface fica na página de integração fiscal com SAP BTP e API.

O go-live e a reforma tributária: três cenários de data

Os detalhes do que muda estão em CBS e IBS no SAP. A SAP indica, na ajuda do TAXBRA, cálculo e mapeamento de CBS e IBS para a nota fiscal, e a cobertura do seu release se confirma no sistema.

Os três primeiros fechamentos: o que acompanhar

1. Primeiro fechamento. Confronto do razão com o livro, nota por nota nas contas de maior valor, e conferência dos saldos de abertura.
2. Segundo fechamento. Rotina de conciliação mais enxuta, foco nas diferenças que se repetiram e nas exceções de cada estabelecimento.
3. Terceiro fechamento. Fechamento sem acompanhamento especial, com relatório do que foi corrigido, do que ficou aberto e do que passa a ser rotina.

Quando a rotina precisa de um acompanhamento permanente, veja AMS Fiscal.

Seis entregáveis fiscais de um projeto de migração

Quatro perfis de empresa, quatro prioridades fiscais na migração

Integrador e consultoria fiscal: uma fronteira escrita

Quatro frases que ouvimos no início de projetos e o que responder

O que observar em cada tributo ao migrar o cálculo

Oito coisas que o seu time precisa ter prontas para o trabalho render

• Responsável fiscal com tempo reservado para aprovar resultados esperados.
• Responsável de TI com acesso aos ambientes e ao histórico de transportes.
• Lista dos tributos, documentos e obrigações do escopo.
• Documentos reais para o conjunto de casos, já descaracterizados ou prontos para isso.
• Lista das regras fiscais próprias conhecidas, mesmo que incompleta.
• Decisão sobre o caminho de transição, ou a data em que será tomada.
• Calendário de fechamentos e obrigações do período do projeto.
• Nome de quem decide quando duas opções forem possíveis.

Como a consultoria fiscal trabalha ao lado do integrador

Oito erros de migração fiscal evitáveis

• Tratar o fiscal como mais um módulo, sem responsável nomeado e sem espaço no cronograma.
• Definir o conjunto de casos depois de ver o resultado do sistema novo.
• Converter o cadastro de parceiros sem validar os números fiscais.
• Descobrir tarde que a camada fiscal escolhida não cobre uma exceção do negócio.
• Levar para a plataforma nova todo o código customizado, sem decidir caso a caso.
• Marcar o corte no meio de um período de apuração sem plano de conciliação.
• Deixar a regressão fiscal sem dono depois do go-live.
• Confundir saneamento de dado, que é do cliente, com configuração, que é nossa.

Doze meses até o go-live: o que o fiscal faz em cada janela

1. Doze a nove meses antes. Nomear o responsável fiscal, inventariar regras e customizações e definir o caminho de transição com o efeito sobre livros e saldos.
2. Nove a seis meses antes. Decidir a camada fiscal, montar o conjunto de casos de referência e combinar os ambientes de teste.
3. Seis a três meses antes. Configurar, rodar a paridade, classificar diferenças e validar a conversão do cadastro de parceiros.
4. Três a um mês antes. Ensaiar o cutover fiscal, conferir saldos de abertura, definir a consolidação do mês da virada e treinar quem opera.
5. Na semana da virada. Congelar mudanças de regra, executar o plano de corte e manter a equipe de prova de plantão.
6. Depois da virada. Acompanhar os três primeiros fechamentos e transformar o conjunto de casos em regressão permanente.

Seis decisões fiscais que são suas e que o projeto precisa registrar

O que fazemos no projeto e o que fica com a empresa

Dez sinais de que o fiscal está subdimensionado no seu projeto

• O responsável fiscal não participa das reuniões de desenho.
• O cronograma não tem uma linha para teste fiscal.
• Ninguém definiu o conjunto de casos de referência.
• A camada fiscal ainda não foi escolhida e a realização já começou.
• A conversão do cadastro de parceiros é tratada como tarefa de TI, sem validação fiscal.
• Não existe plano para o mês em que dois sistemas coexistirem.
• Há regras customizadas e ninguém sabe quantas.
• O teste integrado usa dados inventados.
• A homologação com a autoridade está marcada para a semana do go-live.
• O acompanhamento depois da virada não tem dono nem prazo.

Vinte perguntas fiscais para levar à reunião técnica

O plano B fiscal da virada: o que decidir antes, e não na madrugada

Todo ensaio de cutover tem um critério de aprovação, e todo critério precisa de um caminho alternativo quando não é atingido. Na virada, a pergunta fiscal não é se algo pode dar errado, e sim quem decide, até que hora e com que efeito sobre as notas e os livros. A tabela abaixo reúne as decisões que valem ser tomadas e escritas com antecedência.

O plano B não prevê fracasso. Ele reduz o tempo em que a equipe fica discutindo, no pior horário possível, uma decisão que podia ter sido tomada com calma duas semanas antes.

Como rodar uma obrigação nos dois sistemas e comparar o resultado

A paridade de documentos prova que o cálculo seguiu igual. A paridade de obrigações prova que o que vai ao fisco seguiu igual. São provas diferentes, e a segunda costuma ficar para o último mês, quando já não há tempo de corrigir.

1. Escolher o período de referência. Um período já fechado e entregue no sistema antigo, com todos os documentos e ajustes conhecidos. O resultado oficial vira o padrão de comparação.
2. Gerar a obrigação no sistema novo. Com os dados migrados e o mesmo período, usando a mesma versão de leiaute do arquivo entregue. Não vale comparar arquivos de leiautes diferentes.
3. Comparar por bloco, e não por arquivo. Totais por registro e por tipo de imposto mostram onde nasce a diferença. A comparação linha a linha só entra depois de localizado o bloco.
4. Classificar cada diferença. Dado migrado, regra de geração, relatório próprio ou erro de configuração. A classificação aponta quem corrige.
5. Repetir até zerar o inexplicado. Diferença explicada e aprovada pode ficar. Diferença sem explicação reabre a rodada. O responsável fiscal assina o quadro final.

Perfis de acesso fiscais no sistema novo: o que revisar na conversão

A troca de plataforma é o momento em que perfis de acesso são recriados, copiados ou simplificados. Para o fiscal, o risco é duplo: acesso demais que permite alterar regra sem registro, e acesso de menos que trava o fechamento no pior dia do mês.

O inventário de perfis do sistema antigo é a base. A migração é a oportunidade de remover o que ninguém usa, desde que cada remoção tenha dono e data.

Guarda do histórico: como o sistema antigo continua respondendo ao auditor

Depois do corte, o sistema novo carrega saldos e talvez um recorte de movimento. O restante do histórico fiscal continua existindo no sistema antigo, e alguém precisa responder o que acontece com ele. O prazo de guarda de cada documento e livro é matéria legal, e este ponto não foi conferido nesta página: a empresa define com o seu jurídico e o seu responsável fiscal.

• Registrar quais documentos, livros e arquivos de obrigação ficam apenas no sistema antigo e por quanto tempo.
• Definir quem mantém o sistema antigo ou o arquivo de consulta, e com que acesso, até o fim do prazo definido pela empresa.
• Testar, antes do corte, a consulta de um documento antigo por número e por chave, como o auditor faria.
• Guardar a documentação da configuração fiscal do sistema antigo, porque ela explica o histórico que ficou para trás.
• Combinar com a contabilidade como relatórios comparativos entre períodos serão feitos quando metade do histórico estiver em cada sistema.

Cada atualização de release é uma pequena migração: cinco cuidados

A SAP atualiza o S/4HANA em ciclos, e cada atualização pode alterar comportamento padrão. O ritmo e a orientação de cada release não foram conferidos nesta página, e o plano de cada empresa deve partir da documentação da versão em uso. O que não muda é a necessidade de provar que o fiscal continuou igual.

1. Ler a lista de mudanças. Alguém do fiscal lê as notas da atualização que tocam impostos, antes de o ambiente de teste recebê-la.
2. Atualizar a qualidade primeiro. A atualização entra no ambiente de teste com dados recentes, e nunca direto na produção.
3. Rodar o conjunto de casos. O mesmo conjunto da migração, com o resultado esperado original. Diferença exige explicação.
4. Conferir a customização. Código próprio que depende de objeto padrão alterado é revisado antes da data da atualização.
5. Registrar e liberar. O quadro de paridade da atualização é assinado pelo responsável fiscal e guardado com a data.

Seis avisos a terceiros que a virada exige e que o projeto costuma esquecer

A virada altera como a empresa se apresenta para quem emite e recebe documentos com ela. Parte dos avisos é do fiscal, parte é de vendas ou de compras, e todos precisam de data.

• Fornecedores que enviam arquivo de nota por canal fixo: confirmar se o endereço de recebimento muda.
• Clientes que consultam a nota por portal: avisar de eventual mudança de formato ou de canal de envio.
• Contador externo e escritório de apoio: combinar o ponto exato em que passam a receber dados do sistema novo.
• Bancos e administradoras: confirmar se arquivos de cobrança e retorno mantêm leiaute e convenção de nomes.
• Transportadoras: validar se os dados da nota que alimentam o documento de transporte seguem no mesmo formato.
• Autoridades: conferir certificados, credenciais e cadastros de acesso antes da primeira emissão em produção.

Normas e páginas lidas para esta página

Páginas dinâmicas da SAP foram lidas por título e trecho. Para qualquer decisão, vale o texto do release e da nota de simplificação do seu ambiente.

Perguntas frequentes sobre consultoria fiscal SAP S/4HANA

Chegue ao go-live com a prova do fiscal pronta

Conte a versão do SAP, o caminho de transição e a data pretendida. A conversa parte do seu cenário, sem preço nem compromisso de prazo, e as decisões fiscais seguem com a sua empresa.