Conciliação fiscal e contábil no SAP: do razão ao SPED
Conciliar é provar que a nota, o lançamento, a apuração, o arquivo e a declaração contam a mesma história, com o mesmo valor e no mesmo período.
No SAP, a prova atravessa o razão, os livros fiscais, o SPED Fiscal, a EFD-Contribuições, a EFD-Reinf, a ECD e a ECF. A DFSpro desenha o relatório de diferença e a trilha de evidência. A decisão sobre cada diferença é da empresa.
Entre pela pergunta que o seu papel precisa responder
Quatro entradas para a mesma conciliação: cada papel enxerga um trecho diferente da cadeia.
01Controladoria
O fechamento do mês do começo ao fim: a cadeia de seis passos, o roteiro antes e depois de travar o período e a prova que fica guardada.
Ver o trecho do papel02Fiscal e tributário
O que precisa bater entre documento, livro, apuração e arquivo, com a regra de cada leiaute, e o que muda em 2026 e 2027.
Ver o trecho do papel03Contabilidade
Plano de contas, saldos da ECD, mapeamento da ECF e as seis causas de diferença entre o razão e a escrituração fiscal.
Ver o trecho do papel04Auditoria
A ficha de evidência do fechamento, o relatório de diferença com causa e dono e a ordem de correção depois de o período travar.
Ver o trecho do papelAtalhos da conciliação
Uma prova que atravessa toda a cadeia
Conciliar é provar que cada fato econômico tem o mesmo valor em todas as etapas da cadeia: documento, lançamento, apuração, arquivo e declaração.
O que se compara
Valores que a própria regra do leiaute manda coincidir: o débito da apuração do ICMS e a soma dos documentos que o geram, o saldo final de um mês e o saldo inicial do seguinte na ECD.
Quando se compara
Antes de travar o período. Na EFD-Reinf, corrigir um valor já fechado exige reabrir a série, corrigir e fechar de novo, e a DCTFWeb não aceita edição do débito.
O que fica guardado
A diferença encontrada, a causa, quem decidiu e o resultado depois da correção. Sem esse registro, o mesmo ponto volta a cada fechamento.
A conciliação liga duas etapas que costumam ser tratadas separadas: o teste fiscal mostra que o sistema calcula certo, e a apuração mostra quanto é devido. A conciliação mostra que os dois contam o mesmo número, período a período.
Seis passos entre o fato e o pagamento
Cada passo tem dono diferente na empresa, e é na passagem de um para o outro que o valor se perde.
- 01
Documento fiscal
O fato que gera imposto, com valores, CFOP e CST no próprio documento, e os eventos que o alteram depois.
- 02
Lançamento
O fato vira lançamento contábil e registro de livro fiscal, cada um com a sua conta e o seu período.
- 03
Apuração
Débitos, créditos e ajustes por tributo e por estabelecimento, dentro do período de apuração.
- 04
Escrituração
EFD ICMS/IPI, EFD-Contribuições, EFD-Reinf e ECD levam os mesmos fatos em leiautes diferentes.
- 05
Declaração
DCTFWeb e ECF levam o resultado do período à Receita. A DCTFWeb recebe os dados da EFD-Reinf e do eSocial.
- 06
Pagamento
Guia, retenção e baixa fecham o ciclo: o valor pago bate com o apurado e com o razão.
Cada passo entrega ao seguinte um número que precisa bater. Muitas vezes a diferença só aparece no fim, como um arquivo que rejeita ou uma guia que não fecha, e a causa está nos primeiros passos. Por isso a conciliação percorre a cadeia nos dois sentidos.
O que cada escrituração leva para a conciliação
A cadeia termina em seis obrigações diferentes. Cada uma traz um recorte do mesmo fato, e a conciliação precisa conhecer o recorte.
EFD ICMS/IPI
Quem entrega: contribuintes do ICMS e do IPI, com dispensas possíveis por protocolo entre as administrações tributárias (Ajuste SINIEF 02/09). O que leva: livros de entrada e de saída, inventário, as duas apurações, CIAP, produção e estoque e combustíveis.
ECD
Quem entrega: pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração contábil. A IN RFB 2.003/2021 afasta, entre outras, as optantes pelo Simples Nacional, os órgãos públicos e as inativas. O que leva: Diário, Razão e Balancetes Diários e Balanços, em versão digital.
ECF
Quem entrega: todas as pessoas jurídicas, de forma centralizada pela matriz, salvo as exceções da IN RFB 2.004/2021. O que leva: o e-Lalur e o e-Lacs, com os ajustes da base do IRPJ e da CSLL, e o plano de contas e os saldos recuperados da ECD.
EFD-Contribuições
Quem entrega: conforme a norma da obrigação, e a empresa confirma o enquadramento com o contador. O que leva: documentos, créditos, ajustes e apuração de PIS e Cofins.
EFD-Reinf
Quem entrega: conforme a norma da obrigação, e a empresa confirma o enquadramento com o contador. O que leva: retenções e outras informações fiscais, em eventos agrupados em séries que se fecham por período.
DCTFWeb
Quem entrega: conforme a norma da obrigação, e a empresa confirma o enquadramento com o contador. O que leva: o que chega do eSocial, da EFD-Reinf e do MIT, formando a declaração de débitos e créditos.
Cada tributo se apura num lugar e se concilia com outro
A conciliação muda de ponta conforme o tributo: onde ele nasce, o que o leva à Receita e contra o que se confere.
ICMS
Apura em: E110, com o recolhimento detalhado no E116. Leva: EFD ICMS/IPI. Concilia com: a soma dos registros analíticos dos documentos, o razão do ICMS a recolher e a recuperar e a guia paga.
IPI
Apura em: E520, com o débito somado dos documentos de saída e os créditos de entrada. Leva: EFD ICMS/IPI. Concilia com: o razão do IPI e os livros de entradas e saídas.
PIS e Cofins
Apura em: M200 (PIS) e M600 (Cofins), com os créditos em M100. Leva: EFD-Contribuições. Concilia com: o valor informado em DCTF. O Guia exige que os valores do bloco M estejam conforme o devido informado em DCTF.
ISS
Base: imposto dos municípios e do Distrito Federal sobre os serviços da lista anexa à LC 116/2003, com base de cálculo no preço do serviço. Concilia com: as notas de serviço emitidas e tomadas, as retenções e o razão. A guia e a escrituração seguem a lei de cada município.
IRPJ e CSLL
Apura em: ECF, com os ajustes do e-Lalur e do e-Lacs sobre o lucro líquido. Concilia com: a ECD do mesmo período, recuperada na ECF, e com os registros M300 e M350 (lançamentos) e M310 e M360 (contas contábeis ligadas a cada lançamento).
IBS e CBS
Base: a LC 214/2025 manda apurar, por período, a diferença entre débitos e créditos de cada tributo. Concilia com: os documentos fiscais eletrônicos, a extinção do débito por pagamento, compensação ou split payment e, quando houver, a apuração assistida.
O que cruza com o quê, e onde a regra manda
Cada linha é um par de números que o leiaute ou a norma obriga a coincidir.
| Cruzamento | O que precisa bater | Origem da regra |
|---|---|---|
| Documentos e registro analítico (C190) | O registro analítico totaliza os documentos por CST, CFOP e alíquota de ICMS. Cada combinação do C190 precisa existir nos itens do C170, quando o registro é exigido. | Guia Prático da EFD ICMS/IPI |
| Registro analítico e apuração do ICMS (E110) | O débito total da apuração é a soma do ICMS dos registros analíticos com data dentro do período. Os documentos extemporâneos ficam fora dessa soma. | Guia Prático da EFD ICMS/IPI |
| Apuração e recolhimento (E116) | A soma das obrigações a recolher é igual ao ICMS a recolher mais os valores recolhidos fora da apuração, registrados no E110. | Guia Prático da EFD ICMS/IPI |
| Livro fiscal e plano de contas (registro 0500) | O bloco 0 identifica as contas da contabilidade geral. Itens, documentos e inventário trazem o código da conta analítica que liga a escrituração fiscal ao razão. | Guia Prático da EFD ICMS/IPI |
| Razão e ECD | O saldo final de cada conta no período anterior é igual ao saldo inicial do período seguinte. Se o plano de contas mudou, a transferência vai no registro I157. | Manual de Orientação da ECD |
| ECD e ECF | A ECF recupera da ECD o plano de contas e os saldos do mesmo período. Só as contas analíticas são mapeadas ao plano referencial. Os ajustes que diferem da escrituração comercial vão ao e-Lalur e ao e-Lacs. | Instrução Normativa RFB 2.004/2021 e manual da ECF |
| EFD-Reinf e DCTFWeb | O fechamento das séries R-2000 e R-4000 alimenta a DCTFWeb. Os débitos recebidos não se alteram na DCTFWeb, e a correção volta para a EFD-Reinf. | Manual da EFD-Reinf e Manual da DCTFWeb |
| Documentos e ajustes de PIS e Cofins | A redução de benefícios da LC 224/2025 aparece nos registros de ajuste M110, M220, M510 e M620, sem trocar o CST original da operação. | Nota Técnica EFD-Contribuições 012/2026 |
Estes oito são exemplos em que a regra oficial manda os valores coincidirem. Há outros, próprios de cada empresa, como o saldo de um tributo contra a conta que o recebe no balanço. Eles entram no relatório de diferença com a mesma estrutura, e a página do SPED Fiscal detalha os que dependem do arquivo do ICMS e do IPI.
Bloco a bloco: onde olhar em cada escrituração
Os registros que a conciliação lê em cada escrituração, bloco a bloco.
EFD ICMS/IPI
Blocos C e D: documentos e registros analíticos (C190, D190). Bloco E: apuração (E110, E116, E520). Bloco G: CIAP (G110, G125). Bloco H: inventário. Bloco K: produção e estoque (K200, K230). Cada bloco se confere com o razão e com os livros.
EFD-Contribuições
Blocos A, C, D e F: receitas, custos e demais operações, com o código da conta contábil. Bloco M: créditos e apuração (M100, M200, M205, M600). O registro 0500 traz o plano de contas contábeis usado nas operações.
ECD
I050: plano de contas. I051: plano referencial. I150 e I155: saldos periódicos. I200 e I250: lançamento e partidas. I355: saldos das contas de resultado antes do encerramento. J100 e J150: balanço e resultado.
ECF, blocos K e L
K155: saldos contábeis recuperados da ECD, depois do encerramento do resultado. K355: saldos das contas de resultado antes do encerramento. L100 e L300: balanço patrimonial e demonstração do resultado líquido no período fiscal.
ECF, bloco M
M010: conta da parte B. M300 e M350: lançamentos da parte A do e-Lalur e do e-Lacs. M310 e M360: contas contábeis ligadas a cada lançamento. M410: lançamento na parte B sem reflexo na parte A. M500: controle de saldos.
EFD-Reinf
R-2010 e R-2020: retenção previdenciária em serviços tomados e prestados. R-4010 e R-4020: pagamentos a pessoa física e jurídica. R-2099: fechamento da série R-2000. R-9011 e R-9015: totalizadores de bases, tributos e retenções.
Onde cada cruzamento é detalhado
Cada conciliação tem página própria, com o método e os registros que ela usa.
Seis lugares onde a diferença nasce
Quase toda diferença entre o fiscal e o contábil cabe em uma destas causas. Classificar a causa é o primeiro passo para corrigir.
Documento sem lançamento
A nota está no livro fiscal e não gerou lançamento contábil, ou o lançamento foi estornado sem que o documento fosse cancelado. O relatório parte do documento e procura o lançamento ligado a ele.
Lançamento sem documento
Há valor no razão sem nota por trás: provisão, ajuste manual ou reclassificação. Nem todo lançamento tem nota, e cada exceção precisa de uma regra e de um dono.
Período diferente
O mesmo documento cai em meses diferentes no razão e no livro, por data de emissão, de entrada ou de lançamento. A escrituração extemporânea tem regra própria no Guia da EFD: a saída fora do mês não soma no débito do período, e o imposto é recolhido com acréscimos. A entrada fora do mês gera crédito normal.
Conta diferente
O valor está certo e a conta é outra. O plano de contas da EFD, o da ECD e o mapeamento ao plano referencial da ECF precisam contar a mesma estrutura. Conta sintética não se mapeia, só a analítica.
Classificação diferente
CFOP, CST e alíquota formam a chave do registro analítico. Quando o documento é classificado de um jeito e o lançamento ou o ajuste de outro, o total por combinação não fecha com a apuração.
Valor para outro fim
O mesmo item tem valores diferentes para o fim fiscal e para a contabilidade. O Guia da EFD cita o estoque, em que o valor para o Imposto de Renda exclui o ICMS recuperável. A ECF registra os ajustes que diferem da escrituração comercial.
Diferença não é erro por definição. Parte dela é esperada, como a do valor para outro fim. O trabalho é classificar cada uma: esperada e explicada, erro a corrigir ou decisão que cabe ao cliente.
A peça central: uma lista com chave, causa e dono
É o que a DFSpro desenha com a empresa. Sem ele, a conciliação depende de planilhas que mudam a cada mês.
| Campo do relatório | O que traz | Para que serve |
|---|---|---|
| Chave | Documento, conta, estabelecimento e período, na mesma forma nos dois lados. | Permite cruzar sem planilha manual. |
| Lado fiscal | O valor no livro, na apuração ou no arquivo, com o registro de origem. | Mostra o que a escrituração fiscal declara. |
| Lado contábil | O valor no razão, no saldo ou na ECD, com a conta e o lançamento. | Mostra o que a contabilidade registrou. |
| Diferença | O valor a mais ou a menos, com o sinal e a unidade de comparação. | Dimensiona o problema e ordena a fila. |
| Causa | Uma das seis causas de diferença, ou a marca de causa ainda não explicada. | Separa o que é esperado do que é erro. |
| Dono | A pessoa ou a área que corrige ou decide, por causa e não por departamento. | Evita a diferença que ninguém assume. |
| Situação | Aberta, explicada, corrigida ou aceita pelo cliente, com data. | Mostra o que falta para o fechamento. |
| Evidência | O documento, a tela ou o arquivo que sustenta a causa e a correção. | Deixa a prova pronta para quem audita. |
Como uma linha do relatório se lê
| Chave | Fiscal | Contábil | Causa | Situação |
|---|---|---|---|---|
| NF 000123, janeiro | R$ 12.480,00 | R$ 0,00 | Documento sem lançamento | Aberta, com o dono da integração |
| NF 000140, janeiro | R$ 5.000,00 em janeiro | R$ 5.000,00 em fevereiro | Período diferente | Explicada, com a data de comparação registrada |
| Lançamento 4500012 | Sem documento | R$ 3.150,00 | Lançamento sem documento | Aceita pelo cliente, com justificativa |
| CFOP 5102, alíquota 18% | R$ 20.000,00 | R$ 20.000,00 em outra conta de receita | Conta diferente | Corrigida no mapeamento |
Exemplo ilustrativo, com valores hipotéticos.
Da diferença total ao documento
- 01
Total do período
Compare o total fiscal com o total contábil de cada tributo e de cada estabelecimento.
- 02
Conta ou tributo
Onde o total não fecha, desça para a conta ou para o tributo que concentra a diferença.
- 03
Documento
Abra a lista de documentos da conta e procure o que existe de um lado e falta do outro.
- 04
Causa e dono
Classifique cada achado em uma das seis causas e entregue ao dono, com a evidência.
Três decisões de desenho pesam mais que o resto: qual chave liga o documento fiscal ao lançamento, em que nível se compara e quem pode mudar a situação de uma diferença. O relatório precisa rodar de novo a cada fechamento, com o mesmo critério, para que a comparação entre meses faça sentido.
Dono por causa, e não por departamento
Uma diferença sem dono atravessa o mês e volta no seguinte. Cada causa tem um dono usual.
Documento sem lançamento
Dono usual: contabilidade, com o fiscal. Entrega o lançamento ou o cancelamento do documento e a causa da diferença.
Lançamento sem documento
Dono usual: contabilidade. Entrega a justificativa do lançamento ou o estorno, e a regra para os casos que se repetem.
Período diferente
Dono usual: fiscal e contabilidade. Entregam a data de comparação combinada e a lista de extemporâneos do mês.
Conta diferente
Dono usual: contabilidade. Entrega a tabela de correspondência entre os planos e a correção do mapeamento.
Classificação diferente
Dono usual: fiscal. Entrega CFOP, CST e alíquota corretos, e a correção na origem do cadastro ou da regra.
Valor para outro fim
Dono usual: controladoria e tributário do cliente. Entregam a decisão registrada sobre o tratamento e o ajuste correspondente.
Cada empresa ajusta esses donos ao seu organograma. Em qualquer desenho vale o mesmo princípio: responde pela causa quem pode corrigi-la, e a decisão tributária volta ao cliente.
Provar a correção antes de usá-la no mês corrente
O período já entregue serve de gabarito: a diferença conhecida precisa aparecer antes da correção e desaparecer depois.
- 01
Período fechado
Escolha um mês já entregue e conciliado à mão, com os arquivos e os recibos guardados.
- 02
Reproduzir
Rode o relatório de diferença sobre esse período e confira se ele encontra a mesma diferença que a equipe explicou à mão.
- 03
Corrigir na origem
Aplique a correção em ambiente de teste, sem tocar no período entregue, e rode o relatório de novo.
- 04
Comparar
A diferença some, ou fica reduzida ao que a empresa decidiu aceitar. O resultado vira evidência.
Reproduzir a diferença num período fechado antes de corrigir, e mostrar que ela acabou depois, é uma prova que o auditor entende. A leitura tributária e a política de ajustes continuam sendo da empresa.
Onde a diferença entre o contábil e o tributável é registrada
A contabilidade e o imposto de renda seguem leis diferentes. A ECF guarda a ponte entre as duas, e a conciliação confere essa ponte.
O lucro real é o lucro líquido do exercício ajustado por adições, exclusões ou compensações prescritas ou autorizadas pela legislação tributária.
Lado comercial
A Lei das Sociedades por Ações manda observar a lei tributária que prescreva critérios diferentes, ou determine ajustes, exclusivamente em livros ou registros auxiliares, sem modificar a escrituração mercantil (art. 177, § 2º).
Lado tributário
O livro de apuração do lucro real recebe os ajustes do lucro líquido e os registros de controle de valores que devam influenciar exercícios futuros e não constem da escrituração comercial (Decreto-Lei 1.598/1977, art. 8º).
Como a parte B guarda o que ainda vai se reverter
| Lançamento na parte A | Saldo da conta na parte B | Sinal na parte B | O que representa |
|---|---|---|---|
| Adição | Credor | Devedor | Utilização de saldo para adição |
| Adição | Devedor | Devedor | Constituição de saldo para posterior exclusão |
| Exclusão | Devedor | Credor | Utilização de saldo para exclusão |
| Exclusão | Credor | Credor | Constituição de saldo para posterior adição |
O mesmo decreto-lei trata do valor que só muda de período: o que competir a outro período-base é adicionado ou excluído num e revertido no outro (art. 6º, § 4º). É aqui que a conciliação do razão com o e-Lalur ganha prova própria, conta a conta, em ECD e ECF.
Decreto-Lei 1.598/1977, arts. 6º e 8º; Lei 6.404/1976, art. 177, § 2º; Manual da ECF, registros M300 e M500.
Bloco K, inventário e o razão do estoque
O estoque é o ponto em que quantidade, valor fiscal e valor contábil precisam concordar.
- 01
Quantidade
O K200 informa o estoque final escriturado, por tipo de item e participante, na unidade de controle do estoque.
- 02
Valor
O H010 traz o valor do item no inventário. O campo de valor para o Imposto de Renda difere do valor do ICMS e do IPI.
- 03
Razão
O saldo das contas de estoque no razão se compara com o valor do inventário e com o valor contábil dos itens.
- 04
Correção
O K280 corrige o estoque de período anterior, e só entre dois inventários. Os lançamentos contábeis acompanham a correção.
O estoque final de um período é o inicial do seguinte, e por isso a correção de um mês se propaga. O PVA avisa quando a EFD de fevereiro não traz o H005 com o inventário de 31 de dezembro, e a conta contábil do item no H010 é obrigatória só para os perfis A e B. A página do SPED Fiscal detalha o Bloco K.
Corrigir um período já entregue: o que cada norma permite
Corrigir antes de transmitir é rotina. Corrigir depois tem caminho próprio em cada escrituração, e o caminho de uma pode obrigar o da seguinte.
| Situação | O que a norma diz | Onde está |
|---|---|---|
| ECD com erro | A ECD autenticada só é substituída se o erro não puder ser corrigido por lançamento contábil extemporâneo. | IN RFB 2.003/2021, art. 8º |
| ECD substituta | Se ela altera contas ou saldos recuperados na ECF ativa, a empresa entrega ECF retificadora. | IN RFB 2.004/2021, art. 8º |
| Lançamento extemporâneo na ECD | Se altera a base do IRPJ ou da CSLL de ano anterior, o ajuste vai em ECF retificadora, por adições ou exclusões, mesmo que a ECD recuperada não mude. | IN RFB 2.004/2021, art. 9º |
| Documento extemporâneo na EFD ICMS/IPI | Entra com COD_SIT 1, 3 ou 7. A saída não soma no débito do período, e o imposto é recolhido com acréscimos. A entrada gera crédito normal. | Guia Prático da EFD ICMS/IPI |
| EFD-Reinf fechada | Na série R-2000, retificação, exclusão ou inclusão em movimento fechado só depois do evento de reabertura R-2098. | Manual da EFD-Reinf |
| DCTFWeb | Os débitos não são alterados na declaração. O ajuste é feito no eSocial, na EFD-Reinf ou no MIT. | Manual da DCTFWeb |
| EFD-Contribuições fora de DCTF | Se o bloco M mostra contribuição diferente da efetivamente devida e informada em DCTF, a escrituração é retificada. | Guia Prático da EFD-Contribuições |
A regra comum é a ordem: corrigir na origem e propagar para as escriturações que dependem dela. Uma correção na ECD pode exigir nova ECF, e uma correção na EFD-Reinf muda a DCTFWeb. O artigo sobre a ECD mostra como a reclassificação manual sem espelho no SAP gera esse efeito em cascata.
CIAP, PIS e Cofins e o saldo que passa de um mês ao outro
O crédito é um ativo para a empresa e um registro para a Receita. A conciliação mostra que os dois têm o mesmo valor.
CIAP
O G110 calcula a parcela de ICMS do ativo permanente a apropriar, com o índice de participação das saídas tributadas, e leva o valor à apuração do ICMS como ajuste. O G125 registra entrada, saída e baixa do bem. A conta contábil do bem fecha a conferência.
PIS e Cofins
O bloco M desconta os créditos do período e os de períodos anteriores na consolidação de M200 e M600. A conta contábil é obrigatória nas operações do regime não cumulativo, e a falta dela impede a validação desde os fatos geradores de novembro de 2017.
Saldo credor
O saldo que passa de um período para o seguinte aparece no E110 (ICMS), no E520 (IPI) e no bloco M. Cada saldo precisa ter razão com a mesma movimentação. Ver a página de recuperação de créditos.
Como provar o fechamento do período
O fechamento é o ponto em que a conciliação vira prova. Antes dele, corrigir é rotina. Depois dele, pode exigir reabrir o que foi transmitido.
O período está conciliado quando cada diferença tem causa e dono, e tudo o que era erro foi corrigido antes de travar o período.
Antes de fechar
- Relatório de diferença rodado com o período completo, inclusive os documentos extemporâneos.
- Totais da apuração conferidos contra os documentos de origem.
- Saldos do razão conferidos contra os saldos que a escrituração contábil vai levar.
- Retenções do período conferidas antes do evento de fechamento da EFD-Reinf.
- Toda diferença aberta com causa, dono e decisão registrados.
Depois de fechar
- Na EFD-Reinf, corrigir a série R-2000 já fechada pede reabertura (R-2098), correção e novo fechamento (R-2099).
- Na DCTFWeb, o débito recebido não se edita. O ajuste volta para a escrituração de origem.
- Na EFD-Contribuições, a escrituração permanece disponível para consulta e retificação por, no mínimo, cinco anos.
- A diferença que reaparece no mês seguinte entra no relatório como recorrente, com a mesma causa.
A ordem do fechamento faz parte da conciliação. O manual da EFD-Reinf recomenda enviar o R-2099 só depois de receber os recibos dos eventos do período, e transmitir a DCTFWeb depois dos eventos de fechamento. Quem fecha fora dessa ordem corrige depois, com reabertura. O caminho completo está na página da EFD-Reinf.
O manual da EFD-Reinf trata do fechamento (R-2099), da reabertura (R-2098) e da DCTFWeb. O manual da DCTFWeb confirma que os débitos recebidos não se alteram na declaração. A Nota Técnica 011/2026 trata do prazo de cinco anos da EFD-Contribuições.
O pacote que outra pessoa consegue abrir meses depois
Prova de fechamento é um conjunto de arquivos e decisões, e não uma conversa. Seis itens cobrem a maior parte dos casos.
| Item do pacote | O que guarda | Para quem serve |
|---|---|---|
| Relatório de diferença do período | A versão final, com a data de emissão e o critério usado. | Auditoria e controladoria |
| Recibos e arquivos transmitidos | Os arquivos e os recibos de entrega de cada escrituração do período. | Fiscal e contabilidade |
| Decisões do cliente | O registro de cada diferença aceita ou de cada tese adotada, com a data e o nome de quem decidiu. | Auditoria e jurídico |
| Correções feitas | O documento, o lançamento e o valor antes e depois de cada correção. | Contabilidade e TI |
| Quem fechou | A pessoa que conferiu cada etapa e a data da conferência. | Controladoria |
| Pendências levadas ao mês seguinte | A lista do que ficou aberto, com dono e prazo. | Todas as áreas |
A Receita informa, na Nota Técnica 011/2026, que a EFD-Contribuições permanece consultável e retificável por, no mínimo, cinco anos. Alinhe a guarda do pacote de evidência a esse horizonte e confirme com o contador o prazo dos demais arquivos.
Seis controles que a empresa mantém entre um fechamento e o seguinte
A evidência de um mês só se sustenta se estes controles existem no mês anterior e no seguinte.
Calendário de fechamento
Quem fecha o quê e em que ordem, com a data de cada conferência e o ponto em que o período trava.
Plano de contas e correspondência
A tabela que liga o plano da EFD, o da ECD e o referencial da ECF, com a data e o autor de cada mudança.
Lista de extemporâneos
Documentos e lançamentos fora do mês de origem, com o motivo, o efeito na apuração e a decisão registrada.
Registro de reabertura e retificação
Quem autorizou reabrir um período ou entregar um arquivo novo, o motivo e as escriturações que a correção alcançou.
Saldos que atravessam períodos
Saldo credor de ICMS, IPI, PIS e Cofins, parte B do e-Lalur e do e-Lacs e CIAP, cada um com o razão correspondente.
Acesso e segregação
Quem pode alterar parametrização, lançar no razão e aprovar o fechamento, com o histórico de mudanças do relatório.
Apuração, apuração assistida e split payment na conciliação
O novo tributo traz uma conciliação própria: o débito se liga ao documento e o pagamento se liga à operação.
A cada período, o saldo de IBS e de CBS resulta dos débitos menos os créditos apropriados, com ajustes, e vira saldo a recolher ou a recuperar.
Como o débito se extingue, e o que a conciliação vincula
| Modalidade | O que a lei diz | Vínculo na conciliação |
|---|---|---|
| Compensação com créditos | Créditos de IBS e de CBS apropriados pelo contribuinte. | Imputada aos débitos na ordem cronológica do documento fiscal. |
| Pagamento pelo contribuinte | Pagamento do débito apurado. | Imputado na ordem cronológica do documento fiscal. |
| Split payment | Recolhimento na liquidação financeira da operação. | Vinculado à respectiva operação. |
| Recolhimento pelo adquirente | Hipótese do art. 36 da lei. | Vinculado à respectiva operação. |
| Pagamento por responsável | Quem a lei atribuir como responsável. | Vinculado à operação, ou imputado na ordem cronológica. |
O art. 46 permite que o Comitê Gestor do IBS e a RFB entreguem ao contribuinte um saldo pronto do período, a apuração assistida, montado a partir dos documentos eletrônicos, da extinção dos débitos e de outras informações.
Se ela for apresentada, a apuração do contribuinte só se faz por ajustes sobre ela, a confirmação ou o ajuste implica confissão de dívida e a ausência de manifestação no prazo presume o saldo correto.
Quem tem o relatório de diferença pronto confere a apuração assistida contra os próprios documentos antes do prazo. Quem não tem recebe o saldo e dispõe de pouco tempo para provar o contrário. A liquidação tem página própria: split payment no SAP.
O que muda para quem concilia na transição
A transição não troca a conciliação. Ela acrescenta um tributo ao documento e mantém um saldo antigo na escrituração.
Tributos novos fora dos registros atuais
Em 2026, a Receita orienta que os valores de CBS, IBS e IS destacados nos documentos não somem nos itens e documentos da EFD-Contribuições. O Guia da EFD ICMS/IPI manda não escriturar documentos que tragam só informações dos tributos novos. O relatório precisa separar o tributo atual do novo.
A EFD-Contribuições continua para os saldos
Segundo a Nota Técnica 011/2026, para fatos geradores de PIS e Cofins a partir de janeiro de 2027 ela não é mais usada. O arquivo segue valendo por pelo menos cinco anos, para o saldo credor, a fiscalização e a retificação.
Saldo credor escriturado
Segundo a mesma nota técnica, os créditos remanescentes de PIS e Cofins devem estar devidamente escriturados para uso em compensação com a CBS ou com outros tributos federais. A conciliação do saldo com o razão passa a ser prova a guardar.
O efeito prático é uma coluna a mais no relatório e um saldo a acompanhar. A reforma tributária muda os documentos antes de mudar as obrigações, e o artigo sobre o crédito de PIS e Cofins e o SPED mostra onde a conciliação do saldo costuma quebrar.
Linha do tempo
- 01
2026
Alíquotas de 0,1% de IBS e 0,9% de CBS (LC 214, arts. 343 e 346). Valores dos tributos novos fora dos registros atuais da EFD-Contribuições.
- 02
Janeiro de 2027
A partir daqui, a EFD-Contribuições não recebe mais PIS e Cofins de fatos geradores novos.
- 03
2027 e 2028
IBS a 0,05% estadual e 0,05% municipal, e CBS reduzida em 0,1 ponto percentual (arts. 344 e 347).
- 04
Cinco anos
Prazo mínimo em que a EFD-Contribuições segue disponível para consulta e retificação, segundo a Nota Técnica 011/2026.
- 05
A cada período
Apuração de IBS e CBS com saldo a recolher ou a recuperar, e apuração assistida quando a administração a apresentar.
Nota Técnica 011/2026 da EFD-Contribuições (orientação sobre a reforma tributária) e Guia Prático da EFD ICMS/IPI, registro C100.
O que a norma prevê para escrituração incorreta ou fora do prazo
Uma diferença não resolvida pode chegar ao arquivo entregue. Estas são as penalidades que a lei e as instruções normativas fixam.
| Escrituração | Situação | Multa prevista |
|---|---|---|
| ECD | Fora do prazo ou com incorreções ou omissões (IN RFB 2.003/2021, art. 11). | Lei 8.218/1991, art. 12. Atraso: 0,02% ao dia, calculado sobre a receita bruta, até o máximo de 1% dela. Forma não atendida: 0,5% da receita bruta. Omissão ou incorreção: 5% do valor da operação, com limite de 1% da receita bruta do período. |
| ECF, lucro real | Fora do prazo ou com inexatidões, incorreções ou omissões (IN RFB 2.004/2021, art. 6º). | Decreto-Lei 1.598/1977, art. 8º-A: 0,25% por mês ou fração sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, limitada a 10%, com teto de R$ 100.000,00 ou R$ 5.000.000,00 conforme a receita bruta do ano anterior. Valor omitido ou incorreto: 3%, no mínimo R$ 100,00. |
| ECF, demais pessoas jurídicas | Mesma hipótese (IN RFB 2.004/2021, art. 6º). | Lei 8.218/1991, art. 12, nos mesmos termos da ECD. |
| EFD-Contribuições e EFD-Reinf | Descumprimento de prazo ou forma. | A penalidade depende da norma específica de cada obrigação, que o cliente confirma com o contador. |
| EFD ICMS/IPI | Descumprimento de prazo ou forma. | A penalidade é definida pela legislação de cada estado. |
A ECF do lucro real tem reduções de 90% se entregue em até 30 dias do prazo, de 75% em até 60 dias, de metade antes de qualquer procedimento de ofício e de 25% no prazo de uma intimação.
Quando não há lucro líquido no período, a IN usa o último lucro líquido informado, atualizado pela Selic. Decidir se e como aplicar essas regras ao caso concreto é do cliente e do contador dele.
Planilha a cada mês ou relatório que se repete
As duas formas chegam ao mesmo número. A diferença está no que sobra depois do fechamento.
Conciliação por planilha, a cada fechamento
- O critério muda com quem monta a planilha.
- A chave entre documento e lançamento é refeita todo mês.
- A causa da diferença fica na cabeça de quem a analisou.
- O histórico de decisões está em e-mails e arquivos soltos.
- A comparação entre meses depende de memória.
- A auditoria pede o material e a equipe o reconstrói.
Relatório de diferença recorrente
- O critério é versionado e igual em todos os períodos.
- A chave é desenhada uma vez e roda no sistema.
- A causa é classificada nas seis categorias e tem dono.
- A decisão do cliente fica ao lado da diferença, com data.
- A comparação entre meses é direta, e a diferença recorrente aparece.
- A evidência nasce com o relatório e está pronta para auditoria.
Oito erros que deixam a diferença para o mês seguinte
Cada erro tem causa e saída. A maioria nasce de processo, e não de configuração.
| Erro | Por que acontece | Como evitar |
|---|---|---|
| Conciliar só o total | O total fecha porque dois erros se compensam. | Descer à conta e ao documento sempre que o total for a única prova. |
| Comparar períodos diferentes | O razão usa a data de lançamento e o livro usa a data de entrada ou de saída. | Fixar a data de comparação e tratar os extemporâneos em lista própria. |
| Ajuste feito fora do SAP | A reclassificação nasce na escrituração contábil, sem lançamento no sistema. A divergência que a ECD expõe costuma ter essa origem. | Todo ajuste gera lançamento ou registro, com dono e justificativa. |
| Plano de contas desalinhado | O plano da EFD, o da ECD e o referencial da ECF são mantidos por pessoas diferentes. | Uma tabela única de correspondência, revisada a cada mudança de plano. |
| Corrigir depois do fechamento | A EFD-Reinf e a DCTFWeb já travaram o período. | Concluir a conciliação antes de transmitir o evento de fechamento. |
| Diferença sem dono | Cada área entende que o ponto é da outra. | Dono por causa de diferença, e não por departamento. |
| Critério que muda todo mês | Cada fechamento usa uma planilha nova. | Critério versionado, no mesmo relatório, repetido a cada período. |
| Esquecer o tributo novo | O documento traz CBS e IBS que a escrituração atual não leva. | Coluna própria para o tributo novo, fora da soma do tributo atual. |
O padrão se repete: o erro mora na passagem entre duas áreas. Os artigos sobre DCTF e EFD-Contribuições e sobre o fechamento depois do go-live mostram casos em que isso aparece.
Seis perguntas que mostram se o fechamento está pronto
Uma resposta "não sei" a qualquer uma delas aponta onde a diferença do próximo mês vai nascer.
Chave
A chave que liga o documento fiscal ao lançamento contábil é a mesma nos dois lados?
Lançamento manual
Todo lançamento manual em conta de imposto tem autor, data e justificativa?
Ajustes
Os ajustes de apuração entram no que se compara com o razão?
Compensação
Quem aprova a compensação manual entre imposto a recuperar e imposto a recolher?
Plano de contas
A tabela de correspondência entre os planos de contas está atualizada depois da última mudança?
Diferença residual
Cada diferença que sobra tem dono e data para ser resolvida?
O que o TDF entrega e o que a conciliação ainda precisa fazer
O SAP produz cada arquivo. Conferir se os arquivos concordam entre si continua sendo uma tarefa de desenho.
Um relatório por escrituração
Segundo a ajuda da SAP (versão 1.0 SP20), o SAP Tax Declaration Framework for Brazil (TDF) cria relatórios para cinco escriturações: ICMS e IPI, PIS e Cofins, EFD-Reinf, ECD e ECF. A conciliação compara a saída de relatórios diferentes.
Acompanhamento das execuções
Depois de criados os relatórios, o Tax Obligation Monitor acompanha as execuções e o estado de cada um, e permite baixar os arquivos e enviá-los à Receita Federal. O arquivo baixado e o recibo entram no pacote de evidência.
Retificação dentro do TDF
A ajuda da SAP traz um tópico para a retificação de relatórios SPED e outro para os dados mestres usados nela. Quem corrige uma diferença em período entregue precisa saber qual caminho o ambiente adota.
A documentação pública do TDF descreve o que ele gera, e não a parametrização de cada empresa. Por isso o relatório de diferença parte dos dados do ambiente e usa a documentação como referência de leiaute e de relatório.
Do mapa da cadeia ao fechamento conciliado
Seis entregas, em ordem. O relatório de diferença é o centro, e as demais o sustentam.
- 01
Mapa da cadeia
Levantamento de onde cada etapa nasce no seu ambiente e de quem responde por ela.
- 02
Relatório de diferença
Desenho e construção do relatório, com a chave, a causa e o dono de cada diferença.
- 03
Trilha de evidência
O pacote do fechamento, com recibos, decisões e correções, pronto para auditoria.
- 04
Roteiro de fechamento
A ordem do mês, com o que conferir antes de transmitir e o que fazer se precisar reabrir.
- 05
Correção na origem
Ajuste na parametrização e no código fiscal quando a causa da diferença está no sistema.
- 06
Acompanhamento do fechamento
Acompanhamento de um período com o relatório em uso, até a diferença cair a um nível que a empresa aceite.
O trabalho começa no Diagnóstico Fiscal SAP ou no fechamento que segue uma migração para o S/4HANA. No suporte contínuo, o mesmo relatório roda a cada período dentro do AMS Fiscal.
No ambiente que usa o GUEPARDO Tax, o relatório de diferença é desenhado e provado com os dados desse ambiente. O produto pertence à NTT DATA. A DFSpro o implanta, faz a governança dele e o oferece como Canal Autorizado.
Quem prova e quem decide
A conciliação mostra o que o sistema faz. O que fazer com a diferença é decisão de quem responde pela empresa.
A DFSpro desenha o relatório de diferença, configura a trilha de evidência e prova, com os dados do seu ambiente, que o SAP entrega o resultado que a empresa definiu. Decisão tributária é sempre do cliente.
A DFSpro prova
- Onde cada diferença nasce e por qual causa.
- Que a correção feita no sistema produz o valor combinado.
- Que o relatório e a evidência se repetem a cada fechamento.
A empresa decide
- Se uma diferença é aceitável ou deve ser corrigida.
- A reclassificação de uma conta e o tratamento de um tributo.
- A posição da empresa diante de uma divergência com a Receita.
- A aprovação do fechamento e a assinatura das escriturações.
Normas e manuais de referência
Normas, manuais e guias da Receita Federal, do Confaz e do Planalto, e a ajuda da SAP.
SPED Fiscal e Confaz
ECD e ECF
EFD-Reinf e DCTFWeb
EFD-Contribuições
Legislação federal
Perguntas frequentes sobre conciliação fiscal e contábil
01O que a DFSpro faz em conciliação fiscal e contábil no SAP?+
Mapeia a cadeia do documento à declaração no seu ambiente, desenha o relatório de diferença, monta a trilha de evidência e o roteiro de fechamento, e corrige na parametrização ou no código fiscal a causa que estiver no sistema. A decisão sobre cada diferença continua com a empresa.
02Preciso do GUEPARDO Tax para ter conciliação?+
Não necessariamente. O relatório de diferença pode ser desenhado no SAP que a empresa já tem. O GUEPARDO Tax é produto da NTT DATA, que a DFSpro implanta, governa e oferece como Canal Autorizado, e a conversa de escopo diz se o ambiente ganha com ele.
03Por onde começar?+
Pelo último fechamento. Liste as diferenças que apareceram, de que tributo e de que área vieram, e quais foram resolvidas por ajuste manual. A lista mostra o tamanho do problema e quais das seis causas dominam no seu caso.
04Serve para S/4HANA, rollout e suporte contínuo?+
Serve. Em migração e em unidade nova, o fechamento seguinte é o teste real da conciliação. No suporte contínuo, o relatório roda a cada período e a diferença que reaparece vira item recorrente, dentro do AMS Fiscal.
05Qual a diferença entre conciliar e testar?+
O teste fiscal compara o que o sistema calcula com um valor esperado, escrito antes, para cada cenário. A conciliação compara números que já existem em etapas diferentes, período a período. Uma prova o cálculo e a outra prova que a cadeia inteira conta a mesma história, e as duas se completam.
06Como provar a conciliação ao auditor?+
Com um pacote que outra pessoa consegue abrir meses depois: o relatório de diferença do período, os arquivos e os recibos transmitidos, as decisões da empresa com data e nome, as correções com o antes e o depois e a lista do que passou para o mês seguinte. A prova mais forte é reproduzir a diferença num período fechado e mostrar que ela acabou depois da correção.
07Dá para reproduzir a diferença num período já fechado?+
Dá, e é a prova mais clara. Escolhe-se um mês já entregue, roda-se o relatório de diferença, confere-se se ele encontra a mesma diferença que a equipe explicou à mão, aplica-se a correção em ambiente de teste e compara-se o resultado. O período entregue não é alterado.
08Quem decide se uma diferença é aceitável?+
A empresa, com o contador e o jurídico dela. A DFSpro mostra a causa, o valor e o efeito no sistema, e registra a decisão no relatório. Aceitar uma diferença ou adotar uma tese é decisão tributária, e ela é do cliente.
09A DFSpro corrige o lançamento ou o documento?+
Corrige o que está no sistema: parametrização, regra de determinação e código fiscal que geram a diferença. Reclassificar uma conta ou mudar o tratamento de um tributo é decisão da empresa, que a DFSpro apoia com a prova do efeito.
10Por que o total fecha e ainda existe diferença?+
Porque dois erros de sinal contrário se compensam no total e só aparecem na conta ou no documento. Por isso o relatório desce do total ao documento antes de dar a conciliação por concluída.
11Por que o razão pode ficar sem o número da nota?+
Porque a chave que liga o documento fiscal ao lançamento contábil não chegou ao razão, ou porque o lançamento nasceu de um processo que não leva a referência da nota. A conferência cruza a chave dos dois lados e lista o que existe de um lado só.
12Quem autoriza um lançamento manual em conta de imposto?+
Quem a empresa definir na política de acesso e aprovação, com autor, data e justificativa registrados. A DFSpro desenha o registro e a trilha, e a política de ajustes é da empresa.
13A conciliação deve ser feita antes ou depois de refazer a apuração?+
Depois. A conciliação confere a apuração, então o período se fixa primeiro. Se a apuração for refeita, o relatório de diferença roda de novo, com o mesmo critério, para que a comparação entre meses continue valendo.
14O que acontece se eu corrigir depois de transmitir a EFD-Reinf?+
Pelo manual da Receita, num movimento já fechado da série R-2000 só se corrige depois do evento de reabertura R-2098. Corrige-se o evento com erro e fecha-se de novo com o R-2099. A DCTFWeb não permite alterar o débito recebido, então o ajuste volta para a EFD-Reinf.
15O que o e-Lalur e o e-Lacs têm a ver com a conciliação?+
A ECF recupera o plano de contas e os saldos da ECD e registra, no e-Lalur e no e-Lacs, os ajustes que o lucro líquido sofre para chegar ao lucro real. A conciliação confere que cada ajuste liga a uma conta do razão e que os saldos da parte B, que atravessam períodos, têm o mesmo controle no sistema.
16O que acontece se a ECD for substituída depois da ECF?+
Segundo a IN RFB 2.004/2021, a empresa entrega ECF retificadora sempre que apresentar ECD substituta que altere contas ou saldos recuperados na ECF ativa. Lançamento extemporâneo na ECD que altere a base de ano anterior também pede ECF retificadora. Por isso a ordem de correção importa.
17Qual a multa por entregar a ECD ou a ECF com erro?+
Para a ECD, a IN RFB 2.003/2021 remete ao art. 12 da Lei 8.218/1991: 0,02% por dia de atraso sobre a receita bruta, limitada a 1%, e 5% do valor da operação, limitada a 1% da receita bruta, por omissão ou incorreção. Na ECF do lucro real, as multas estão no Decreto-Lei 1.598/1977, art. 8º-A. A aplicação ao caso concreto é do cliente e do contador.
18A conciliação de estoque precisa do Bloco K?+
Precisa de tudo o que traz quantidade e valor do estoque: o K200 com a quantidade escriturada, o inventário (H005 e H010) com o valor e o razão com o saldo contábil. O Guia da EFD ICMS/IPI ainda diz que a correção de apontamento de estoque, no K280, só cabe entre dois inventários.
19Como o escopo é fechado?+
Pelo contato. A empresa descreve o ambiente, as escriturações que entrega e o fechamento atual, e a conversa define o recorte e a ordem das entregas. Condições comerciais são tratadas ali, com a empresa.
20Que informação a empresa precisa reunir antes da conversa?+
Acesso aos dados do razão e dos livros fiscais do último fechamento, o plano de contas, a lista das escriturações entregues e uma pessoa de cada área que responda pela causa de uma diferença. O restante é construído junto.
21A reforma tributária muda a conciliação em 2026?+
Muda o documento: ele passa a trazer CBS, IBS e IS. A Receita orienta que esses valores não somem nos registros atuais da EFD-Contribuições, e o Guia da EFD ICMS/IPI manda não escriturar documentos só com os tributos novos. O relatório ganha uma coluna para o tributo novo.
22A EFD-Contribuições deixa de existir em 2027?+
Não de imediato. A Nota Técnica 011/2026 diz que, a partir de janeiro de 2027, ela não serve para novos fatos geradores de PIS e Cofins. A obrigação de manter, consultar e retificar a escrituração continua por pelo menos cinco anos, por causa dos saldos credores.
23O que é a apuração assistida e como ela muda a conciliação?+
É o saldo de IBS e de CBS do período que o Comitê Gestor do IBS e a RFB podem apresentar ao contribuinte, com base em documentos fiscais eletrônicos e em outras informações (LC 214/2025, art. 46). Se ela vier, a apuração do contribuinte só se faz por ajustes sobre ela. Conferir contra os próprios documentos, antes do prazo, passa a ser parte do fechamento.
24O split payment entra na conciliação?+
Entra. A LC 214/2025 lista o recolhimento na liquidação financeira da operação como uma das formas de extinguir o débito de IBS e de CBS e diz que essa extinção é vinculada à respectiva operação. A conciliação precisa ligar o valor retido ao documento fiscal e ao lançamento da liquidação.
Traga o último fechamento e a lista do que não bateu
Descreva a diferença que mais se repete no seu fechamento. A conversa trata do seu ambiente, das escriturações que a empresa entrega e de quem decide cada ponto, sem preço e sem compromisso de prazo.
Para aprofundar antes: fechamento fiscal instável e divergência entre fiscal e TI.