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Fóruns / Fiscalização, auditoria e contencioso

Por quanto tempo guardar o histórico da apuração e das regras?

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Quero saber uma coisa: sou coordenador tributário e trabalho há dois anos com fiscal no S/4HANA 2023. O prazo de guarda gera conflito entre fiscal e TI: a TI quer apagar histórico para liberar espaço, o fiscal quer guardar tudo. Quero saber como definir por quanto tempo guardar o histórico da apuração e das regras, sem eu decidir a tese. Então, olhando a tela: onde fica essa decisão?


Atualização:

Obrigado a todos. Vou mandar ao jurídico as quatro perguntas por tipo de registro e pedir a resposta por escrito. Também vou propor a regra com versão, como o último sugeriu. Pergunta de seguimento: devo pedir à TI a medição de espaço dos últimos exercícios antes de mandar a pergunta?

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Resumindo:

  1. Dono da decisão: jurídico e tributário do cliente fixam o prazo; fiscal e TI só aplicam.
  2. Consulta ao jurídico: uma pergunta para cada tipo de registro guardado.
  3. Regra com versão: data de início, dono e vínculo com cada apuração que ela gerou.
  4. TI: medir o espaço real do ambiente antes de propor corte; o tempo que o GUEPARDO Tax mantém o histórico, o material que temos não afirma; confirme com a NTT ou teste no ambiente.

Sim, a medição de espaço antes da pergunta ajuda o jurídico a decidir com custo real. Para estruturar o dossiê, veja o programa de governança fiscal no SAP. A decisão do prazo é do cliente: confirme com o tributário da empresa.

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Direto: Discordo de deixar tudo com o jurídico e esquecer a regra. A regra parametrizada também precisa de versão: sem o histórico das regras, a apuração guardada não se explica. Antes de mais nada, viu.

  1. Apuração guardada com a data da regra vigente.
  2. Regra com versão, data de início e dono.
  3. Alteração com quem fez e quando.

Guardar só o resultado, sem a regra que o gerou, deixa a prova pela metade.

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Pessoal, bom dia. O prazo não é nem do fiscal nem da TI. Ele é definido com o jurídico do cliente, e o fiscal e a TI executam. A governança do cliente costuma ter: dono por regra, dossiê com data, dono e vínculo com a regra, e período de guarda definido com o jurídico. Veja, pra ser justo. Como passo imediato, escreva a pergunta ao jurídico por tipo de registro: apuração, memória de cálculo, regra parametrizada, log de alteração.

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Perdão pela dúvida simples. Do lado do produto, a documentação da NTT sobre PIS e COFINS cita funcionalidades como apuração de substituição tributária, histórico de modificação, busca de documentos e crédito de imobilizado. No fechamento, pois é: por quanto tempo o produto guarda esse histórico, o material que temos não afirma; confirme com a NTT ou teste no ambiente. Para a TI, isso importa: espaço e retenção precisam ser medidos no seu ambiente, não estimados.

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