Como proteger o caixa de erros de apuração detectados só na fiscalização?

Complementando com o que dá para fazer na segunda-feira. Então, vou direto:

1. Escolha um mês já fechado e monte a cadeia de cinco notas, do documento até a guia e o lançamento contábil.
2. Liste todo ajuste e lançamento manual do mês, com quem fez e por quê.
3. Defina um dono por regra de apuração, com dossiê datado ligando cada regra ao seu dono.
4. Combine com o jurídico por quanto tempo a empresa guarda esse dossiê.

Acompanho o tema desde a implantação do RISE with SAP, e o que mais pesa é o dono por regra: sem ele a prova some quando a pessoa sai.

Outra forma é atacar a origem da diferença, não só o arquivo. Aqui o plano é, né, rodar todo mês uma lista de diferenças entre fiscal e contábil e dar uma causa a cada linha. O que costuma aparecer:

• nota emitida por caminho sem lançamento contábil automático;
• lançamento manual direto na conta de imposto;
• ajuste que existe na apuração, mas fica fora do conjunto comparado.

Estou há 2 anos com fiscal, hoje no SAP com GUEPARDO Tax, e não vou afirmar que o produto fecha essas três sozinho: o material que temos não diz isso. Vale testar no ambiente.

Discordo em um ponto: nem pré-validação nem conciliação mensal provam, por si, que o caixa está protegido. Calma lá: o arquivo passar no validador oficial não é prova. O que se cobra numa fiscalização é a cadeia inteira, documento, apuração, ajuste, guia e contabilidade, batendo entre si. Passei por algo parecido no fechamento do mês passado, e a diferença estava num ajuste sem código apropriado. Eu pediria ao CFO a cadeia completa de uma amostra de notas, não só um relatório de zero erro.

Proteger o caixa é achar a diferença antes da entrega e guardar a prova disso todo mês, em vez de descobrir quando a fiscalização chega.

Segundo a documentação da NTT, o GUEPARDO Tax opera sobre uma única base de dados de apuração e usa rotinas de pré-validação para achar inconformidades antes da entrega, descritas para a esfera federal. O material que temos não afirma o alcance dessas rotinas por tributo; confirme com a NTT ou teste no ambiente. Bem, pra fechar: pré-validação ajuda, mas não substitui conferir o apurado contra o escriturado e o pago.