Como o GUEPARDO Tax organiza o histórico de dados para uma fiscalização estadual?

O chato é, pois é, que data diferente não prova nada sozinha. A documentação do módulo de PIS e COFINS que temos cita um histórico de modificação da apuração. Se a obrigação do seu caso tiver recurso parecido, comece por ele:

1. Abra o histórico da apuração e leia usuário e data de cada alteração.
2. Compare com o controle de vocês.
3. Não altere nem reprocesse a apuração antiga antes de documentar o que viu.

Para a apuração estadual, o material que temos não descreve esse histórico; confirme com a NTT ou teste no ambiente.

Discordo de tratar isso como pergunta ao produto. Então, falando sério, a fiscalização não quer saber como o GUEPARDO organiza nada: quer o número e a prova. Se a empresa depende da ferramenta para guardar o histórico e esta é a primeira vez que alguém verifica, o risco já estava instalado. Eu exportaria hoje os arquivos entregues e os relatórios de conciliação de cada período e guardaria fora do ambiente. A cópia dentro do ambiente pode mudar com atualização; o arquivo entregue não muda. O material que temos não afirma se a apuração antiga é preservada depois de uma atualização: confirme com a NTT ou teste no ambiente.

Por experiência, tá, o histórico que o fisco quer quase nunca está num lugar só: tem a apuração, os documentos fiscais que a alimentaram e o arquivo enviado na época. Reproduzir um período é abrir a apuração e comparar com o arquivo entregue naquela data. Se houve migração ou atualização no meio, confira se os documentos antigos continuam legíveis no ambiente atual: a documentação da NTT sobre a parte contábil diz que em S/4HANA os lançamentos ficam na ACDOCA, e o produto tem interface de busca própria para ela. O material que temos não afirma nada equivalente sobre a apuração estadual.

Pra ser justo, tá, o produto sozinho não responde a uma fiscalização. Monte um dossiê por período com estes itens:

1. Ofício do fisco: obrigações e períodos pedidos.
2. Arquivo transmitido, com data de entrega e responsável.
3. Apuração correspondente, com o status que tinha.
4. Conciliação com a contabilidade do mesmo período.
5. Quem assinou cada etapa.

O período de guarda desse dossiê se define com o jurídico da empresa, não com a TI.

Resposta curta: segundo o deck da NTT, a parte estadual guarda histórico para fiscalização, mas o material que temos não diz como, por quanto tempo nem em que formato. Então, o risco é prometer ao fisco algo que o produto talvez não entregue. O que fiz: listei os períodos pedidos e, para cada um, abri a apuração no ambiente e anotei o status e a data da última modificação. Só depois respondi o prazo. Anote o que existe e o que falta antes de qualquer resposta.