Que evidências guardar após cada fechamento no GUEPARDO Tax para uma futura fiscalização?

Só um detalhe, pois é, que ninguém falou: por quanto tempo guardar.

Isso não é decisão do time fiscal nem de TI. O jurídico da empresa define o período de guarda, e o contador registra essa regra no próprio índice, com o nome de quem autoriza o descarte. Sem isso, o pacote bonito vira passivo, porque ninguém sabe se já pode apagar a competência antiga.

Aqui a gente fez de outro jeito: uma pasta por competência com um índice fixo, em vez de uma pasta por obrigação.

O índice diz o que é cada item, quem é o dono, a data e a qual regra ele se liga. Em resumo, pois é, quem abrir o dossiê daqui a três anos entende tudo sem precisar perguntar para a pessoa que fechou o mês.

Discordo em um ponto: arquivo validado, sozinho, não prova que o número está certo.

Veja, contando nos dedos, o que sustenta o valor numa fiscalização: o imposto apurado, o escriturado e o pago. O validador aceitar o arquivo não mostra que os três batem. Sem a conciliação dentro do pacote, o dossiê só prova que o arquivo foi entregue.

Guarde três coisas por competência: o arquivo validado, a conciliação do mês e a lista de ajustes manuais.

Lá onde trabalho, né, a lista de ajustes diz quem fez, quando e por quê. Segundo a documentação da NTT sobre a ECD, o fluxo é gerar o arquivo, passar no validador, entregar ao cliente para conferência e só então transmitir. Cada etapa dessas deixa um registro que dá para guardar, e o pacote nasce desse fluxo.