Quem deve ser o responsável por distribuição e Varejo dentro da empresa?

Para complementar o que Otávio Rodrigues disse, suponho que a dificuldade reside justamente na transição do fluxo interno para o externo. Se o material gerado no sistema é o mesmo que está sendo movimentado fisicamente, precisamos garantir que os atributos que definem a operação comercial estejam amarrados ao registro correto desde o início. O detalhamento correto do campo referente à menor unidade identificável, por exemplo, é crucial para que a informação gerada na fatura reflita a realidade do varejo.

Acho que colocar a responsabilidade apenas no time de distribuição talvez simplifique demais um cenário complexo. A informação fiscal precisa estar correta no momento da emissão do documento. Se a origem da divergência estiver no cadastro inicial, que é compartilhado por vários setores, a falha não é exclusiva da etapa final de venda. É preciso rastrear onde o dado errado foi introduzido inicialmente.

O risco que já vi é o cadastro virar uma lista sem dono, principalmente quando a distribuição cresce. Gustavo, complemento o seu ponto: o alerta só ajuda se alguém estiver disposto a tratar o caso no mesmo dia. Então, digamos assim, o time da distribuição precisa de uma fila clara, devendo cada erro cair para uma pessoa e não para um grupo. Na minha experiência, isso reduz o retrabalho na virada do mês.

Concordo em parte com o Otávio, o cadastro é mesmo a raiz do problema. Discordo, porém, de que a validação automática resolva tudo, porque ela só checa o que foi cadastrado de forma correspondente à nota. Mas o truque é não deixar o sistema bloquear a venda por causa de um campo que nem existe no cadastro antigo. Se o cumprimento da regra fica só no relatório, a gente descobre o erro tarde demais. Prefiro um valor deduzido da unidade de venda do próprio material, e não um alerta que todo mundo ignora.

Se o cadastro não separa a unidade de venda da unidade de estoque, a responsabilidade cai sobre quem mantém o material. Na prática, a gente costuma, viu, acertar isso quando o time de cadastro assume o código de barras e o time fiscal valida o campo do GTIN. Para aqueles itens sem código próprio, o tratamento precisa acontecer antes de qualquer nota sair. O ponto comercial normalmente fica de fora, e aí o erro reaparece na venda. Vale definir por escrito um dono para cada campo, porque sem isso a dúvida volta no próximo fechamento.

No nosso caso de energia, o mesmo material entra como estoque e sai como item vendido, e isso confunde a unidade. Otávio, complemento a sua regra: além de separar a unidade de estoque, o campo de venda precisa acompanhar o produto que é comercializado de fato. Quando a embalagem muda, a informação complementar de quantidade tem que ser revista, senão a comercialização sai na nota com outro número. Eu, e aí, falando sério, não deixaria essa parte só com o fiscal.