O que precisa estar pronto antes de configurar entrada automática de NF-e e CT-e no SAP?

O risco que já vi é o recebimento parar sem aviso quando alguém troca o certificado e não avisa ninguém. Em campo, a nossa equipe criou um atalho: a validação da chave eletrônica roda numa rotina separada, e só o resultado segue para o sistema. Esse caminho serve quando o volume é grande e os fornecedores já estão cadastrados. Quando a Sefaz muda alguma exigência, a gente mantém a conferência da chave digital antes de qualquer gravação.

Viviane Mendes, complemento o seu ponto. Bem, como todo mundo sabe, o emissor que aparece na nota é o primeiro filtro, e se o cadastro dele estiver errado, a entrada fica bloqueada mesmo com tudo certo do lado fiscal. Em controladoria a gente sente isso no fechamento. Os emissores da nossa base de fornecedores passaram por uma limpeza antes da virada, e foi aí que as rejeições caíram.

Concordo em parte com a Úrsula Campos, mas discordo de que o credenciamento seja só uma questão de cadastro. Úrsula, como dizem, a regra muda conforme a UF, e cada filial pode precisar credenciar de um jeito diferente. Se a sua operação tiver mais de uma filial, o pedido deve ser devidamente conferido em cada unidade antes da emissão?

No caso da minha rotina, o pedido chegou de um cliente que tinha a consulta pronta, mas não sabia onde guardar o retorno. Úrsula Santana, complemento seu ponto: bem, pelo meu histórico, o que mais falha é o cadastro dos contabilistas que acompanham a apuração. Antes de configurar a integração, peça à equipe fiscal a lista de quem recebe o retorno, para não depender de uma pessoa só.

Quando a nota vem de outra UF, discordo de que a autorização seja suficiente para receber, porque a circunscrição do destinatário pode exigir um passo a mais. Então, na minha rotina, eu sempre cruzo a concessão com o cadastro do contribuinte antes de liberar. Isso evita o caso em que a nota está válida na origem, mas o recebimento cai numa regra de circunscrição diferente.

O resultado que importa é a nota chegar íntegra no sistema, sem retrabalho. Úrsula Campos, complemento o seu passo: então, resumindo, a gravação só deve acontecer quando a validação devolve o status de aprovada, e não antes. A parte automática não precisa ser total, mas a parte já autorizada da rotina deve ficar isolada, com log próprio. Na nossa indústria química isso já evitou muita correção depois do fechamento.

Primeiro, valide a origem. Só pra alinhar, tá, o que eu faço é checar a autenticidade do documento através do canal oficial da Sefaz, e isso define se a nota pode seguir. Se o documento não passar, o sistema não deve gravar nada automaticamente, porque uma nota gravada sem checagem vira retrabalho. Só depois disso eu libero o recebimento, sabendo que a nota está íntegra.