Quem cuida do seu fiscal depois do go-live? Os critérios que importam

Escolher por prova, não por promessa

No dia seguinte, quem cuida do ambiente fiscal?

O projeto termina numa data. O calendário fiscal continua todos os meses, e o ambiente precisa de alguém que o conheça.

Três sinais de que o ambiente está sem dono

Esses sinais valem para qualquer ambiente, com ou sem o GUEPARDO Tax. Quando eles aparecem, a pergunta deixa de ser se o sistema funciona e passa a ser quem responde por ele a cada dia.

Seis passos que todo atendimento percorre

Sustentar o ambiente fiscal inclui investigar a causa e documentar cada caso. Cada passo abaixo pode ser pedido a qualquer fornecedor.

1. 01

   Registrar o caso

   O atendimento começa com o que aconteceu, onde e com que impacto: empresa, CNPJ, UF, período, documento de exemplo, valor esperado e valor obtido. Sem esse registro não há como reproduzir.

2. 02

   Reproduzir

   O incidente é reproduzido no ambiente de teste ou com o documento real. Um caso que não se reproduz fica sem causa, e a conversa passa a ser sobre hipótese.

3. 03

   Localizar a causa

   A causa é procurada por camadas: o dado de origem, o processo, a configuração e, por último, o desenvolvimento próprio. Cada camada descartada fica anotada.

4. 04

   Corrigir ou contornar

   A correção vai à causa. O contorno é aceito só quando há prazo, dono e registro de quando será substituído pela correção.

5. 05

   Provar

   O cenário é rodado de novo, com o valor esperado ao lado do valor obtido. O teste fica guardado junto ao caso para a próxima vez que a regra mudar.

6. 06

   Documentar

   O registro final traz a causa, a correção, quem aprovou, onde ficou o teste e o que muda na rotina. É o que permite a outra pessoa retomar o caso daqui a um ano.

O mesmo método em casos diferentes

O método se reconhece pelo que fica registrado em cada tipo de caso.

Em todas, a sustentação entrega o mesmo conjunto: o que aconteceu, por que aconteceu, o que foi feito e a prova. A decisão que depende de interpretação da lei volta para a empresa.

Dado de origem, processo e configuração

Antes de culpar o produto, a sustentação procura a causa onde ela costuma estar, na ordem em que costuma estar.

Quando as três camadas estão corretas, a investigação segue para o desenvolvimento próprio da empresa, que decide o resultado em muitos ambientes. A página de parametrização fiscal detalha a configuração, e a de dados mestres fiscais trata do cadastro.

O que pesa mais do que a lista de serviços

Para cada critério, as perguntas que mostram se a sustentação o cumpre e o sinal que indica que não.

Critério 1: causa-raiz demonstrada com evidência

Causa-raiz é a explicação de por que o incidente aconteceu, e não só de como foi contornado. Com evidência: o valor, o campo, a configuração ou a regra que mostra a origem do problema.

Critério 2: passagem de conhecimento

O conhecimento fiscal de um ambiente costuma morar em poucas pessoas. A sustentação precisa tirá-lo da cabeça de alguém e colocá-lo num lugar que a empresa controla.

Critério 3: relatório periódico

O relatório mostra, em um período, o que entrou, o que foi resolvido, o que ficou pendente e o que mudou no ambiente. Serve para a empresa decidir com dado e não por impressão.

Para avaliar a consultoria como um todo, e não só a sustentação, o artigo nove critérios objetivos para escolher uma consultoria de SAP fiscal traz a lista completa.

Seis documentos que mostram como a sustentação trabalha

A promessa de um fornecedor fica no papel. O documento de um atendimento real mostra o método.

Ficha mínima de um atendimento

• Quem pediu, quando e com que urgência declarada.
• Empresa, CNPJ, UF, município e período afetados.
• Documento de exemplo (chave, número ou lançamento) e o resultado esperado.
• Camada onde a causa foi encontrada: dado, processo, configuração ou desenvolvimento próprio.
• Evidência da causa: valor, campo, regra ou tela que a mostra.
• Correção aplicada ou contorno combinado, com prazo e dono.
• Teste que prova o resultado, com valor esperado e valor obtido.
• Quem da empresa aprovou e o que muda na rotina.

Peça um exemplo real, sem nome de empresa, de cada um desses documentos antes de assinar. A qualidade do exemplo diz mais do que a descrição do serviço.

Sete indicadores que dizem o estado do ambiente

O relatório vale pelo que permite decidir. Estes são os indicadores que sustentam essa decisão.

Cinco perguntas que o relatório precisa permitir responder

• O que mais deu trabalho neste período e por quê?
• Quais casos continuam abertos e quem decide cada um?
• Que causa se repete e o que custa deixá-la como está?
• Que mudança externa chega antes da próxima obrigação?
• O que mudou no ambiente e quem aprovou?

Se o relatório não permite responder a essas perguntas, ele descreve atividade, e não o estado do ambiente. A leitura em reunião, com ata, é o que transforma o relatório em decisão.

Cinco momentos em que a sustentação aparece

A sustentação se mede no ciclo do fechamento. A conversa de seleção deve cobrir cada momento.

1. 01

   Antes do fechamento

   A sustentação confere as pendências abertas, as mudanças recentes e o que muda no calendário de obrigações, e avisa o responsável fiscal do que pode afetar o mês.

2. 02

   Durante o fechamento

   Os casos que chegam são classificados pelo impacto na obrigação e pelo prazo, e o responsável fiscal sabe, na hora, qual caso pode atrasar a entrega.

3. 03

   Na entrega da obrigação

   A sustentação acompanha a validação do arquivo, registra as mensagens do validador e prepara a evidência caso o resultado precise de explicação.

4. 04

   Depois da entrega

   As diferenças encontradas viram caso, com causa e dono. O que ficou de contorno recebe prazo para virar correção.

5. 05

   Na leitura do período

   O relatório é lido com o responsável fiscal, as decisões ficam em ata e a fila do próximo período já nasce com elas.

Uma sustentação que descreve o seu mês nesses termos mostra que conhece a rotina fiscal da empresa.

Seis entregas antes do primeiro atendimento

Assumir um ambiente é diferente de atender um chamado. As primeiras semanas servem para conhecer o que existe antes de mexer.

1. 01

   Levantamento do ambiente

   Empresas, CNPJs, UFs, municípios, produtos instalados e versões. É o mapa que mostra onde cada regra fiscal vive.

2. 02

   Inventário de desenvolvimentos próprios

   Cada programa e extensão que toca o fiscal, com dono, objetivo e o que o testa.

3. 03

   Mapa do fechamento

   Calendário de obrigações, responsáveis de cada etapa e dependências entre elas.

4. 04

   Fila inicial

   Pendências abertas e contornos ativos, cada um com dono e prazo para virar correção.

5. 05

   Regras de comunicação

   Quem abre o caso, quem classifica, quem aprova e quem é acionado em dia de fechamento.

6. 06

   Primeiro ciclo acompanhado

   A primeira competência completa sob a nova rotina, com o relatório em uso e as decisões registradas.

O que a empresa entrega no começo

Quando começar em relação ao go-live

A evidência vai junto com o chamado

Há casos em que a explicação está no produto. Nesses, o chamado segue com toda a evidência já reunida.

A evidência que acompanha todo chamado

Quando o caso é do produto, a sustentação abre o chamado com a evidência pronta e acompanha a resposta. Melhoria de produto é decisão da empresa, que escolhe se pede, se adota o contorno ou se muda o processo.

O que a empresa mantém, o que a sustentação assume

Contratar sustentação não tira o fiscal de dentro da empresa. Define quem faz cada parte.

A empresa precisa manter alguém interno para o fiscal, mesmo com sustentação. É essa pessoa que conhece o negócio, aprova o que muda e responde pela decisão. O papel completo da DFSpro está em como trabalhamos com o seu time.

Por que descobrir cedo muda o custo

As normas abaixo fixam o prazo para corrigir sem autorização, a penalidade por informação incorreta e o tempo de guarda dos comprovantes.

Seis sinais para conferir antes de assinar

O que a proposta deixa de dizer costuma pesar mais do que o que ela diz.

Nenhum desses pontos, sozinho, desqualifica uma proposta. O conjunto mostra se o fornecedor tem método para trabalhar o seu ambiente ou só catálogo de serviços.

Seis respostas que a sua equipe precisa ter antes

A escolha fica mais objetiva quando a empresa sabe o que espera do fornecedor.

Dez perguntas para a reunião de seleção

As respostas mostram como a sustentação funciona no dia a dia, antes da primeira fatura.

1. 01

   Quem atende e quem aprova?

   Ouça nomes e funções, e a regra de substituição. Atendimento sem aprovador definido empurra a decisão para quem tem pressa.

2. 02

   Como um caso é classificado?

   A boa resposta liga a prioridade ao impacto fiscal e ao prazo da obrigação, e não só à ordem de chegada.

3. 03

   Como vocês tratam uma mudança de legislação?

   Peça o último exemplo: como foi identificada, como o impacto foi medido e quem decidiu.

4. 04

   Como é o primeiro mês?

   Espere um plano de levantamento, um inventário e uma fila inicial, e não só o início imediato dos atendimentos.

5. 05

   Quem acessa quais dados?

   Ouça perfis de acesso, registro de uso e como o acesso é removido ao fim do contrato.

6. 06

   Como o atendimento se organiza no dia do fechamento?

   A boa resposta mostra um plano para os dias de maior pressão, ligado ao calendário da empresa.

7. 07

   Como o conhecimento volta para a nossa equipe?

   Peça o formato e a frequência da transferência e quem da empresa a recebe.

8. 08

   Como vocês tratam o desenvolvimento próprio?

   Espere inventário, dono e teste. Programa sem dono é o primeiro lugar onde uma mudança quebra algo.

9. 09

   Como é a saída?

   Documentação, registro e inventário devem sair em formato aberto, sem condição de nova contratação.

10. 10

    Quem responde pela decisão tributária?

    A resposta correta é a empresa. A sustentação registra a decisão e configura o sistema para aplicá-la.

Use a mesma lista com todos os fornecedores que avaliar. A comparação fica no método de cada um, e não na lista de serviços.

Um placar simples de zero a dois

A mesma régua para todos os fornecedores deixa a comparação no método e tira o peso do discurso.

Os três critérios aplicados ao seu ambiente

A DFSpro é consultoria especialista em fiscal no SAP e no GUEPARDO Tax. A sustentação é uma das formas de trabalhar o ambiente.

Onde cada serviço entra

Quem prova e quem decide

A sustentação mostra o que o sistema faz. O que fazer com o resultado é decisão de quem responde pela empresa.

Normas e páginas de referência

A regra de cada estado está na legislação do próprio estado.

Perguntas frequentes sobre sustentação fiscal no SAP

Como avaliar a sustentação4 perguntas, 01 a 04

Conhecimento e continuidade4 perguntas, 05 a 08

Decisão e canal oficial4 perguntas, 09 a 12

Escopo e mudanças4 perguntas, 13 a 16

Traga a lista dos últimos incidentes e o que a sustentação atual registrou de cada um

Descreva como o seu ambiente é atendido hoje. A conversa trata de quem decide cada ponto e do que o registro de cada caso precisa mostrar, sem preço e sem compromisso de prazo.

Para aprofundar antes: fechamento fiscal instável e divergência entre fiscal e TI.