Como montar uma biblioteca interna de normas da reforma que a equipe consiga manter?

O truque é, né, entrar na biblioteca só o que sustenta uma decisão. Norma que ninguém usa em requisito, parecer ou teste fica como leitura e não ganha ficha.

Para quem acabou de chegar, um alerta: a revisão mensal de dez minutos, com a lista de datas vencidas aberta na tela, vale mais do que uma grande limpeza por ano. Pequeno e regular é o que a equipe aguenta manter.

Então, de longe, discordo de um dono só. Uma pessoa responsável por toda a reforma vira gargalo e some quando sai de férias.

Na minha experiência funciona melhor um dono por tema, com um coordenador que cobra as datas. Quem usa a norma no dia a dia é quem percebe que ela mudou. O dono único registra, mas o conhecimento do uso fica com o tema.

A dica é combinar as duas coisas: coordenador que cuida do índice e responsável por tema que cuida da ficha de cada norma. Quanto ao descarte, nunca apague.

Norma substituída vai para a pasta de histórico, com a data em que saiu de uso e a norma que a substituiu. Auditoria pergunta o que valia em determinada data, e sem o histórico você não responde.

Em outras palavras, uma biblioteca é um índice com dono, não uma pasta. Sem dono nomeado ela morre em dois meses.

Eu começaria pelo índice, uma planilha com nome da norma, órgão, data da versão lida, endereço oficial e situação (em uso, substituída, só histórico). Os PDFs ficam em pastas por situação. Foi mal a pergunta, mas na auditoria é isso que eu peço primeiro.