Como registrar um ajuste na apuração do GUEPARDO Tax mantendo a rastreabilidade para auditoria?

Boa noite, colegas. Sobre os ajustes antigos: não reescreva a história. Registre uma justificativa nova, com a data de hoje, apontando qual ajuste ela explica e dizendo que foi escrita depois. Nunca coloque data anterior.

Para saber o tamanho do problema, faça uma amostra: pegue alguns ajustes do último trimestre e confira se cada um tem os quatro itens da Paula. O bom é que a amostra mostra rápido se o buraco é pontual ou de processo.

Vamos ao que interessa: separe duas coisas que costumam se misturar. Uma é o ajuste dentro da apuração. Outra é o lançamento manual direto na conta de imposto, que não passa pela apuração. Esse segundo caso costuma ser o pior para auditoria, porque o imposto existe no razão e ninguém sabe de onde veio.

Na lista de causas que mais se repetem em fechamentos, o lançamento manual direto na conta de imposto aparece entre as primeiras. No go-live, né, vale já bloquear esse caminho por perfil de acesso.

Objetivamente: discordo de deixar o registro só num dossiê fora do sistema. Ele precisa ser o complemento, não o único rastro. A documentação da NTT que conhecemos lista, no módulo de PIS e COFINS, a funcionalidade de histórico de modificação. Isso sugere que ao menos nesse módulo o sistema guarda quem mexeu e quando.

Mas a documentação disponível não afirma que esse histórico tenha campo de justificativa, nem que exista igual nos outros módulos. Confirme com a NTT ou teste no ambiente de qualidade: faça um ajuste de teste, abra o histórico e veja o que aparece. Contando nos dedos, viu: usuário, data, valor. Se o motivo não aparece, ele fica no dossiê.

Sem querer atrapalhar, mas o procedimento não depende de ferramenta. O ajuste só fica defensável se tiver quatro itens guardados juntos:

1. quem pediu e quem aprovou;
2. o motivo em uma frase;
3. valor antes e valor depois;
4. o documento que sustenta o ajuste.

Esse é o x da questão, tá: o dossiê do período com data, dono e vínculo com a regra aplicada. Numa orientação de governança que li, o período de guarda é definido com o jurídico do cliente.