Que evidência guardar do fechamento no GUEPARDO Tax para uma auditoria futura?

Discordo de um ponto: arquivo aceito pelo validador não é evidência de que o número está certo. Por precaução, tá, o dossiê precisa provar a cadeia. Costuma acontecer: o validador aceita o arquivo e mesmo assim ninguém prova que o imposto apurado é o escriturado e o pago. Então inclua a conciliação entre apuração, escrituração e guia paga, assinada por quem conferiu.

Complementando sobre tempo e dono, um palpite, viu: o período de guarda se define com o jurídico do cliente, não com o time de sistemas. O material que temos não afirma prazo de guarda nenhum. Defina por escrito: quem guarda, onde, por quanto tempo e quem autoriza descartar. Sem dono por regra, o dossiê some na troca de equipe.

Outro jeito, olha, meu adendo: em vez de montar o dossiê no fim do mês, a gente anexa a evidência no momento de cada etapa, num repositório com pasta por período. Quando a auditoria pede, o mês já está pronto. O custo é disciplina diária, mas o ganho é não depender da memória de ninguém. Não é regra do produto, é rotina nossa, e funcionou para quem trocou de equipe no meio do ano.

Guarde a cadeia inteira, não só o ponto final. Como falei, pois é: documento, apuração, ajuste, guia e contabilidade. A documentação da NTT descreve histórico para fiscalização na parte estadual, mas o material que temos não afirma como esse histórico é retido em cada módulo; confirme com a NTT ou teste no ambiente. Meu dossiê mensal tem: apuração oficial finalizada, arquivo gerado, relatório de conciliação, guia e lançamento contábil. Cada item com data e responsável.