Como a empresa pode comprovar que um lançamento de FI sem nota fiscal foi tratado na apuração do GUEPARDO Tax?

A pergunta é simples: aprovador diferente de quem lançou. O ponto é que, viu, a aprovação vale quando vem do dono da conta ou da gestão fiscal, não de quem digitou. Registre o nome e a data dentro da evidência de cada lançamento. Sou coordenador tributário e, quando faltou aprovação na amostra, a conversa com o auditor mudou de assunto: deixou de ser sobre o imposto e passou a ser sobre o controle.

Pergunta objetiva e discordância: provar item por item não escala se a amostra crescer. Então, a lição é provar o controle, não só o item. Faça um relatório mensal dos lançamentos manuais em contas de imposto, com aprovador, e uma conciliação desse relatório com o valor da apuração. A amostra do auditor passa a sair do relatório. Sou controller e não sou do fiscal, mas controle que existe todo mês vale mais que pasta montada na véspera.

Pano de fundo: monte uma pasta de evidência por lançamento, com o número do documento no nome do arquivo. Dentro dela, o documento de FI, a tela ou o relatório da apuração onde o valor aparece, a justificativa e a aprovação. O fato é que, né, auditor quer abrir um arquivo e achar tudo em um lugar, sem pedir para ninguém procurar. Sou consultor MM, não do fiscal, mas essa organização vale para qualquer amostra.

Sei que deve ser básico, porém: responda primeiro se o lançamento chega à apuração. Aqui por perto, passamos por isso no fechamento do mês passado. O material que temos não afirma que o GUEPARDO Tax captura lançamento de FI sem nota; confirme com a NTT ou teste no ambiente, com um lançamento da amostra e conferindo se ele aparece no relatório da apuração. A única via manual que o material descreve é para crédito: segundo a documentação da NTT, créditos extemporâneos de PIS/COFINS anteriores ao controle do produto são lançados manualmente em /FHG/APC05.

Uma questão só: classifique cada lançamento da amostra antes de provar qualquer coisa. Grupo 1, tem documento fiscal por trás mas foi lançado direto; grupo 2, ajuste legítimo sem documento; grupo 3, erro. Para cada um, a evidência é o documento de FI, a justificativa, o aprovador e o ponto em que entrou na apuração. Quem decide se o ajuste é correto é a área tributária do cliente; o sistema só prova o que aconteceu.