Como o SPED é usado pela fiscalização para cruzar dados com a nota eletrônica?

Respondendo ao Ricardo, mesmo sendo novo na área: separe quem escritura de quem confere. Se a equipe é pequena, confira com outra pessoa da mesma equipe, que não tenha lançado as notas daquele mês. Então, voltando ao ponto, a Agenda Fiscal do produto atribui responsável a cada etapa, segundo a documentação da NTT. O que temos de documentação não afirma que ela impede a mesma pessoa de ocupar duas etapas; confirme com a NTT ou teste no ambiente. Enquanto isso, registre os nomes numa planilha do mês.

Complemento de quem é controller e não do fiscal, então corrijam se eu errar. Pelas notas que li, o validador aceitar o arquivo não prova que o imposto apurado é o escriturado e o pago. Então, a lição é pedir uma trilha que o auditor siga de ponta a ponta: documento, apuração, guia e contabilidade. Na pasta do mês eu guardaria:

1. relatório de conferência do arquivo;
2. comprovante da guia;
3. lançamento contábil correspondente.

Sem querer atrapalhar: discordo de tratar o total como prova. Olha, como todo mundo sabe, total batendo esconde diferença nota a nota, e as notas de projeto que consultei registram que conferência só no total esconde diferença entre competências (o exemplo ali é de ISS, mas a lógica vale aqui). Eu exijo uma lista por documento, com estas colunas:

• chave da nota
• valor na nota
• valor no arquivo
• diferença

Lista vazia, ótimo. Se não, o gestor vê onde está o furo.

Vou direto ao ponto: o conteúdo que temos em mãos não afirma como o fisco monta o cruzamento, então não vou descrever a rotina dele. O que o gestor pode exigir é prova interna de que o arquivo bate com as notas. Agora, no meu dia a dia, uso três conferências:

1. Total de notas emitidas e recebidas do mês contra o total escriturado, por tipo de documento.
2. Lista das notas que ficaram fora do arquivo, com o motivo escrito.
3. Diferença explicada e assinada antes da entrega.

O que o produto já cruza sozinho, confirme com a NTT ou teste no ambiente.