Como acompanhar alterações feitas na apuração de PIS e Cofins?

Objetivamente: sobre onde guardar o motivo, que o João perguntou. Vim de serviços e, então, sem rodeio, prefiro na própria planilha de comparação, na linha da alteração, com o número do chamado ao lado. O ticket sozinho some quando a ferramenta de chamados muda. Sobre o tempo de guarda, a documentação que consultamos não afirma nenhum período: defina com o jurídico e o tributário da empresa e registre a decisão.

Completando com o roteiro de comparação, porque acabei de assumir a área vindo da siderurgia e aprendi na marra. Bem, vamos lá:

1. Congele a lista de documentos da primeira apuração (número do documento e valor de cada linha).
2. Na definitiva, repita a lista e marque cada linha como igual, alterada, nova ou removida.
3. Cada linha alterada precisa de motivo e de quem aprovou.
4. O total das diferenças tem de bater com a diferença entre os dois relatórios.

Se a soma não bater, tem alteração fora do rastro, e é isso que o gestor quer achar.

Discordo em um ponto: o histórico, mesmo funcionando, mostra a alteração, mas o gestor pergunta pela posição de cada data. Como de costume, eu exportaria o relatório de débitos, créditos e retenções (a documentação diz que sai em Excel, em background) na primeira apuração e de novo na definitiva, guardaria os dois com data e compararia as duas planilhas. Assim a diferença vem do número, não da memória de ninguém. E, como o produto permite várias apurações para o mesmo período e empresa, com só uma oficial, vale testar se a primeira pode ficar guardada como não oficial.

Pelo que a documentação da NTT descreve, o PIS/COFINS do produto lista histórico de modificação entre as funcionalidades, ao lado de busca de documentos e do relatório de débitos, créditos e retenções em Excel. O que ela não diz é o que o histórico registra: usuário, data, valor anterior. Então, de longe, não dá para prometer o rastro ao gestor. Passei por situação parecida no fechamento do mês passado e o caminho foi testar: alterar um valor numa apuração de teste e olhar o que o histórico mostra, anotando campo a campo o que veio e o que faltou.