Quais são os erros mais comuns em governança Fiscal?

Registro de mudança sem teste não protege nada. Helena, na homologação, a gente rodou notas reais com itens de risco, como latas metálicas e insumos misturados de lotes diferentes, antes de aprovar qualquer correção no cadastro. Com cautela, eu acrescentaria isso ao seu registro: um campo dizendo se o teste foi feito e com qual nota. Assim, quando alguém perguntar por que um item mudou, a resposta existe. Erros fiscais de cadastro sem teste costumam voltar no mês seguinte.

Depende do risco. Olha, calma lá, a nossa equipe no S/4HANA 2023 adotou outro caminho: um registro de mudanças simples, incluindo quem pediu, quem aprovou e qual nota foi afetada, para itens de risco como minério magnético e materiais ligados a ele. Vale esse caminho quando o cadastro muda muito e há muita gente mexendo. Se quase não muda, basta uma conferência periódica, sem chamado. Em ambos os casos, os erros fiscais de cadastro diminuem quando existe um responsável.

Carolina, ano passado, viu, no e-commerce passamos por isso no RISE with SAP: corrigimos o cadastro de produtos de limpeza com hidróxidos e ninguém registrou a mudança. Minha pergunta é: na governança fiscal, o histórico de alteração do cadastro fica só no sistema ou precisa de um registro à parte, como ata ou chamado? E quem deve assinar? Quero evitar os erros que depois aparecem em cobrança de evidência.

Concordo em parte, Márcio: padronizar o texto ajuda, mas discordo de fazer isso antes de achar os duplicados, porque você perde o rastro do que existia. A dica é guardar o texto de origem, deixar expresso por escrito quem aprova o novo e só então ajustar. No ECC 6.0 da construção, até um item raro, como estrôncio, quando é renomeado sem registro, vira um dos erros fiscais que alguém cobra depois e ninguém sabe responder. Cautela evita retrabalho.

Posso perguntar uma coisa? Mônica, no nosso cadastro de energia, os elementos de descrição dos materiais e das embalagens ficam num campo livre. Seja como for, ó, o time costuma escrever do jeito que quer. Nessa busca por itens parecidos que você falou, o campo livre atrapalha? E vale padronizar o texto antes ou só depois de achar os duplicados, para evitar erros fiscais na migração? Usamos S/4HANA 2021.

Na minha rotina de alimentos, corantes e cristais de açúcar chegam com descrições diferentes para o mesmo item, e ingredientes cultivados por fornecedores distintos fazem o mesmo. Vanessa, então, sem querer complicar, a revisão por amostra pode não pegar isso. Sugiro incluir na checagem uma busca de itens parecidos por descrição, pois os erros fiscais de duplicidade só aparecem assim. Aqui usamos o GUEPARDO Tax, produto da NTT, mas a ideia vale para qualquer sistema. Alguém trata duplicados de outra forma?

Quando o cadastro é pequeno, revisar tudo à mão funciona; quando é grande, não. Como sempre, ó, na distribuidora adotamos um caminho combinado: revisão por amostra a cada mês para itens comuns, e conferência completa só para os de maior risco, como o cobalto e outros de classificação difícil. Se o volume cresce e o time diminui, vale a amostra; se há mudança grande de sistema, vale a conferência total. Em ambos, anotamos quem fez o quê, porque erros fiscais repetidos quase sempre vêm de falta de registro.

O erro número um é deixar o cadastro mandar sozinho. Bem, só um detalhe: na mineração, vimos o material de arsênio entrar no capítulo errado e o log só mostrou 'classificação divergente do cadastro'. Ninguém revisou, porque ninguém era dono. Os erros fiscais mais comuns que vi são esses: cadastro sem responsável, mudança sem registro e correção feita direto em produção para fechar o mês. Pra fechar logo, a gente corrige e esquece. Aí, na auditoria, não tem como mostrar quem mexeu.