Se o time de fiscalização pedir amanhã a evidência de como tratamos energia, logística e as operações reguladas, eu ainda não sei por onde começar a documentar. No nosso S/4HANA com GUEPARDO Tax, já adianto, né, que a parametrização está espalhada em três lugares e não existe desenho dizendo quais documentos estão abrangidos em cada caso. Tentei listar o que é apresentado no SPED por tipo de documento, mas fico em dúvida se o tratamento da energia elétrica difere do frete. Montei uma planilha, só que está incompleta e o fechamento aperta. Como vocês organizam a documentação de energia, logística e reguladas para a revisão?
Fóruns / Energia, telecom, óleo e gás e logística no SAP: reguladas
Como documentar energia, Logística e Reguladas para uma auditoria?
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Lucas, na hora de fechar o assunto eu diria que documentar energia, logística e reguladas é ligar cada operação aos registros correspondentes da escrituração, tendo o Convênio 115/03 como referência para o que ele prevê, e depois mostrar no sistema que o comportamento confere com o desenho, com a configuração, um exemplo gerado e o nome de quem aprovou. Quando algum caso tiver tratamento diverso, vale anotar o motivo logo ao lado, e a escolha desse tratamento fica com quem responde pelo negócio. Na prática, eu começaria por um único fluxo, fecharia esse modelo e só depois o repetiria nos demais. Confirme com o tributário da empresa antes de aplicar.
Fontes oficiais consultadas
- Receita Federal do Brasil, Guia Prático EFD ICMS/IPI 3.2.4 https://sped.rfb.gov.br/ Lido em 24/10/2026.
Já vi retrabalho feio quando a documentação descreve só o que o sistema faz e não o que o contribuinte decidiu. Diga-se de passagem, na energia de uma unidade agro o consumo muda por contrato, e o consumidor final nem sempre é quem o cadastro aponta. Por isso discordo da Carolina em montar tudo por processo: sem a decisão do contribuinte anexada, a pasta de logística e de reguladas vira só um desenho bonito. Eu guardaria, ao lado de cada fluxo, a decisão assinada e a data.
Agora, aqui na empresa, posso contar o que fizemos? Agora, aqui na casa, a pasta de auditoria é montada por processo e não por registro. Primeiro, um roteiro por fluxo de energia, transporte e logística, com a configuração e quem aprovou. Segundo, a lista de registros do SPED que cada fluxo gera, por exemplo bilhete de passagem com emissor ECF indo no D350, e o mesmo para as reguladas. Terceiro, a data da última atualização de cada pasta. Para documentar, o desenho por registro vale quando o foco é validar o SPED; por processo vale quando quem audita quer ver a rotina inteira.
Concordo em parte com a Bianca, a matriz por documento ajuda, mas discordo de deixá-la sozinha. Bem, no nosso caso, em farma, o conhecimento de transporte chega de vários prestadores, e a água canalizada e a comunicação das utilidades entram por rotinas diferentes, então a matriz não mostra onde cada documento tropeça. Bianca, quando você guarda os exemplos para documentar energia e logística, guarda só os que passaram ou também os rejeitados? E como registra de onde veio cada um?
Na obra em que atuo, a regra que adotei é documentar por tipo de documento e pelo registro onde ele cai na escrituração. Veja, pelo meu histórico, funciona uma matriz curta: a aquisição de energia elétrica com código de documento 06 aparece no C500, o serviço de transporte no D100 e a compra por NF-e no C100. Para cada linha eu anexo a configuração do SAP, o arquivo gerado e a validação do período. Dois arquivos de exemplo bem guardados valem mais que dez páginas de texto, e isso serve para energia, logística e reguladas.
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