Quem deve ser o responsável por SAP Joule na operação fiscal brasileira dentro da empresa?

Concordo em parte com a Maria, porque o conhecimento concentrado é o gargalo, mas discordo que o substituto precise repetir tudo. Maria, na minha área de e-commerce a substituição funciona melhor com uma lista curta de decisões já tomadas, e não com refazer a revisão. Na minha leitura, o prazo é, ó, menos importante que o histórico, porque pesa mais entender o que já foi decidido do que refazer a revisão em si. Sugiro um registro de decisões com motivo e data, para que o substituto leia antes de aprovar.

Na minha rotina de energia, o caso concreto é um fechamento apertado, então usamos o Joule só para pesquisa e não para decidir. Quem aprova a resposta é o coordenador tributário, e o TI só cuida do acesso. Na prática, o teste é, pois é, se a resposta bate com o relatório do mês anterior. Esse caminho vale quando o mês aperta e a equipe é pequena. Já quando há tempo, eu deixaria a ferramenta propor e o fiscal decidir com mais calma.

Quem garante o substituto? Adriana, você colocou o dono fiscal e o substituto, então, até onde sei, a substituição fica no próprio time fiscal. No meu caso de mineração, isso é a parte mais frágil, porque a equipe é pequena e o conhecimento está numa pessoa só. Você exigiria que o substituto passe pela mesma revisão de perguntas frequentes, ou ele pode apenas aprovar o que o titular já validou?

Concordo com a Mônica. O comitê funciona bem quando há uma pauta clara e uma ata que diga quem decidiu o quê. O que falta, agora, resumindo, é um registro de decisão que o auditor consiga seguir depois. Na minha rotina de auditoria sem essa trilha, a resposta da ferramenta vira prova difícil de justificar. Mônica, complemento a sua ideia dizendo que a ata precisa apontar a regra usada, não só o nome de quem aprovou.

O resultado que importa é ter um responsável de negócio com autonomia para dizer não ao Joule. Na prática, veja, o custo é alto quando o responsável tem só o título e não tem acesso à operação. Na mineração a gente testou um modelo de dupla chave, em que o fiscal aprova e o consultor de SAP confirma o efeito no sistema. Esse caminho vale quando a regra muda muito e o time é maduro. Quando o time ainda aprende, prefiro um dono único, com o comitê só para exceções.

O risco que já vi é colocar o Joule sob o TI, então a resposta direta é o fiscal. Com o TI apenas cuidando do acesso e do ambiente, o ponto é que, pois é, quem sabe a regra costuma ser quem menos tem tempo para revisar a resposta da ferramenta. Por isso eu definiria um dono e um substituto, com rotina de revisão de perguntas frequentes. Sem isso, a ferramenta vira uma opinião sem assinatura.

Adriana, na minha indústria química a gente adotou outro caminho: um comitê pequeno com fiscal, TI e um consultor, que se reúne só quando surge tema novo. O dono é o comitê, ou seja, pois é, e não uma pessoa só. Esse modelo vale quando a operação tem muitas áreas envolvidas e o assunto muda pouco. Já quando a equipe fiscal é pequena e o tema é recorrente, eu colocaria um responsável único com substituto.