Uma empresa de transporte de cargas credenciada a emitir CT-e deve substituir 100% de seus Conhecimentos de Transporte de Cargas em papel pelo Conhecimento Eletrônico?

O resultado que importa é menor do que parece: o papel some, mas a guarda não. De perto, né, vejo que o Rodrigo Nascimento passou rápido pelo ajuste, e discordo do ponto em que ele trata o prazo como fixo. Conhecimentos emitidos antes da migração seguem o mesmo tratamento, e os contidos num lote precisam ficar disponíveis. Sem cuidado com o conhecimento de cada chave, a fiscalização pede o que a casa não tem.

Faço o complemento agora. Rafael Soares, olha, eu aprendi na marra que a cláusula vigésima quarta é o ponto central, porque ela fixa a obrigatoriedade e permite o prazo diferente quando há uma única unidade federada. Os citados no Ajuste servem de base, e o conhecido prazo de guarda não muda por causa da digitalização. Vale amarrar a conferência com a data do primeiro CT-e de cada transporte, para não perder o marco.

Rogério Campos, na última auditoria a nossa equipe adotou um caminho diferente: o XML ficou no repositório do ERP e um espelho ficou no servidor de backup. Assim, quando o carregamento sai, a conferência é rápida e o certificado de cada chave fica registrado junto. Esse caminho vale quando o transporte gera muitos documentos por mês e a guarda precisa ser automática. Com poucos documentos, a pasta por período resolve sem custo extra e sem ferramenta a mais.

Não, e o risco que já vi num caso de varejo é achar que a Receita guarda tudo por nós. O emitente precisa manter os arquivos eletrônicos pelo prazo que a legislação fixa, e isso vale também para o tomador. Na conferência anterior, a equipe listou as chaves, e o arquivo ficou pronto para qualquer fiscalização. E aí, no fim das contas, a guarda continua sendo do contribuinte, mesmo quando o Eletrônico já circula.