As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?

O risco que já vi é o cliente tratar o DANFE como documento válido sozinho. O fisco, segundo o que li, pois é, quer o XML autorizado, e o DANFE serve de cópia. Outra forma que minha equipe usa é guardar só o XML e gerar o DANFE sob demanda, com a comprovação da autorização no próprio registro. Vale quando o volume é alto e a consulta é rara. Consulte o responsável fiscal antes de adotar, porque a escolha é dele.

Concordo em parte com a Sandra: manter cópia em nuvem ajuda. Discordo quando ela sugere que a nuvem basta, porque sem o XML original e o protocolo a prova cai. Sandra, completo o seu ponto: os valores calculados precisam bater com o documento guardado, e as multas cominadas em caso de perda podem pesar. Por isso, então, o caminho é conferir antes de guardar, e não só depois.

Na minha rotina de distribuidora, a NF-e fica em formato digital pelo prazo que a legislação pede, e sim, emitente e destinatário precisam manter isso. A regra vale para o XML, não para o DANFE impresso. Então olha, o combinado é que o papel serve de apoio, mas o digital é o que prova. Modelo adotado aqui: guardar o XML e o protocolo de autorização juntos, o que dá agilidade a qualquer fiscalização, e algumas áreas já fazem isso em nuvem.

Dúvida curta: e se o XML fica num repositório só? Então, a dúvida é, ó: vale a pena guardar tudo numa nuvem única, e armazenar também a cópia de segurança e o log de acesso. Essa opção funciona quando as notas são muitas e o time é pequeno, porque o arquivo fica disponível para qualquer apresentação futura. Não vale se a regra pedir o arquivo original do emitente, porque aí a conversão quebra a prova. Explique o caminho escolhido ao fiscal antes de migrar, e registre a decisão.