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5 Respostas

O ponto que mais pesa para a nossa operação é o custo da licença do SAP DRC, e ainda não consegui fechar essa conta. Somos uma operação de e-commerce com GUEPARDO Tax rodando sobre o SAP atual, e o volume de notas cresceu bastante nos últimos meses. Já tentei separar a cobrança por módulo e também por quantidade de documentos, mas o time financeiro não aceita nenhum dos cálculos sem uma base comparável. Minha dúvida, bem, de bate-pronto, é como vocês medem esse custo quando o crescimento é irregular, e qual critério usam para decidir se vale renegociar antes do fechamento?


Atualização:

O risco que eu já vi é a licença ser cobrada por usuário quando quem consome é um processo automático, e isso só aparece na auditoria. Testei a contagem com o time do Sérgio e, bem, de bate-pronto, a conta não fechou. Obrigada a todos pelas respostas, vou repetir separando os processos automáticos. Qual indicador vocês olham primeiro quando decidem abrir a negociação?

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Larissa, a conversa mostra que o custo da licença do SAP DRC não se resolve com uma conta só, e a maior parte das divergências nasce de medir coisas diferentes. Primeiro vale mapear onde a licença é de fato consumida, incluindo os processos automáticos, para não negociar sobre uma base errada. Depois compare pelo menos um histórico que cubra picos e meses normais, porque a média esconde justamente o que pesa na renegociação. Modelos de faixa fixa com adicional funcionam bem para operações sazonais, enquanto o crescimento linear pede outro desenho. A recomendação prática é montar essa comparação antes de qualquer reunião com o fornecedor e arquivar a série ao lado das faturas. Para aprofundar, veja migração do GRC NFE para o DRC.

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Será que vale pedir ao fornecedor um modelo híbrido? Pois bem, então, vamos lá, nós acertamos uma faixa fixa mensal e um adicional só quando o volume passa dela. Isso funciona bem quando o negócio tem sazonalidade forte, porque a previsão de cada mês fica estável e o pico paga a diferença. Não serve para quem cresce de forma linear, porque a faixa vira um teto que sempre estoura. Cada caminho vale para um perfil de operação diferente, e a escolha depende do histórico.

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Concordo em parte com a Paula, porque medir o volume ajuda de fato. Discordo, porém, da ideia de começar pela negociação, já que sem o consumo mapeado no sistema você negocia no escuro. Então, minha dica, pois é, passa por descobrir onde a licença é consumida antes de qualquer conversa com o fornecedor. Só depois disso dá para comparar modelos sem achismo.

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No fechamento mensal da nossa logística, o caso concreto é um pico de notas que infla a conta de um mês só. E, pensando bem, o time acaba negociando em cima de um pico que não se repete, e a licença continua com custo fixo que não muda com a quantidade. Discordo de medir só pelo volume, porque isso mistura custo fixo com uso variável. Eu comparo a média de vários meses e separo o pico antes de decidir, senão a decisão sai errada.

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Quando o contrato é fechado por uso, o custo da licença do SAP DRC acompanha o volume, então a resposta curta é medir o volume antes de negociar. Na nossa migração de outro ERP, fizemos isso por trimestre, e o combinado é guardar a série histórica de documentos junto com as cobranças recebidas. Assim a conversa com o fornecedor deixa de ser opinião e vira comparação. Não é a saída mais rápida, mas é a que sobrevive à auditoria interna.

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