O checklist tem 41 itens. Como decidir que um item não se aplica à minha empresa sem criar um ponto cego?

Respondendo ao Pedro, do que vivi: no rollout, viu, a regra foi esta.

1. Até 15 itens descartados, confira todos; dá meia hora.
2. Acima disso, confira primeiro os de maior risco, os que tocam dado enviado ao Fisco ou valor de imposto.
3. Sorteie alguns dos restantes, para o time saber que qualquer um pode ser conferido.

A amostra serve menos para achar erro e mais para manter o critério honesto.

Discordo de aceitar o descarte só pela palavra do dono do item. E aí, puxando o fio: quem descarta é quase sempre quem tem interesse em encerrar a lista. Eu separo quem decide de quem confere: a decisão é do responsável pela área, mas um segundo nome, de fora do time, confere o motivo de uma amostra dos descartados. Sobre o produto: a descrição que consultamos diz que ele não substitui governança, então 'o produto já cobre' não serve de motivo de descarte sem confirmar com a NTT ou testar no ambiente.

Para quem está começando, sugiro uma planilha de cinco colunas: item, situação (aplica, não aplica, não verificado), motivo, quem decidiu e quando revisar. Batendo o olho, qualquer pessoa vê quantos itens estão 'não verificados' e há quanto tempo. Se mais de um terço do checklist cair em 'não se aplica' logo na primeira rodada, desconfie: costuma ser pressa, e não a realidade da operação.

Complemento: todo 'não se aplica' tem dono e data de revisão. Ao pé da letra, pois é, a decisão vale até o dia em que a operação muda: nova filial, novo produto, novo tipo de cliente. Combine uma data, por exemplo no início de cada semestre, e um gatilho: qualquer mudança de operação reabre os itens descartados que tocam o assunto. Sem isso a justificativa envelhece e ninguém percebe.

Trate 'não se aplica' como decisão que precisa de prova, não como opção de preenchimento. Veja, em outras palavras: para cada item descartado, escreva uma frase com o motivo e um fato que o sustenta, por exemplo 'não operamos com exportação, confirmado pela lista de CFOP emitidos no trimestre'. Se não existe fato para citar, o item fica como 'não verificado', e não como 'não se aplica'. Esse segundo estado impede que a dúvida vire certeza só porque ninguém quis olhar.