Qual a diferença entre marcar um item como feito e ter evidência de que foi feito?

Minha opinião, viu: guarde também o que deu errado. A evidência de um item reprovado e depois corrigido mostra o histórico e ajuda no ciclo seguinte. Crie uma pasta única por rodada, com índice listando item, responsável, local do arquivo e situação. Assim, em auditoria, você abre o índice e chega à prova em poucos cliques, sem caçar e-mail.

Há quem ache que evidência demais atrasa o projeto, e o ponto procede. O custo é, ó de tempo gasto em item que ninguém vai auditar. Minha sugestão é graduar a exigência: item de risco alto (apuração, arquivo entregue ao Fisco) pede evidência completa; item simples de cadastro aceita uma lista exportada e assinada pelo responsável. Combine essa regra no início, com o time, para não discutir item a item no fechamento.

Marcar como feito é uma declaração; evidência é o que outra pessoa abre e confere sem precisar te perguntar. Por item, eu registraria:

1. o objeto ou a transação consultada;
2. o dado de teste usado (documento, material, empresa);
3. o resultado esperado e o obtido, lado a lado;
4. quem conferiu e quando.

Então, abrindo um parêntese: um print sem número de documento não prova nada, porque ninguém consegue repetir.

No fechamento do mês passado o item estava marcado, mas ninguém achava a prova. Hoje peço que o anexo fique junto do item, com nome padronizado e data. Vou direto, pois é: quem revisa não pode ser quem executou. Teste simples: entregue o item a um colega e veja se ele refaz a conferência só com o que está registrado. Se ele precisar perguntar algo, a evidência está incompleta.