Obrigação gerada em planilha e no sistema com resultados diferentes: qual vale como oficial?

Sou nova nisso, desculpem. Pela ótica de controller, linha sem explicação não some sozinha. Agora, como todo mundo sabe, ressalva com dono e prazo costuma ser aceita pelo comitê se o valor for pequeno perto do total. Defina o que é pequeno antes de olhar a diferença, não depois.

Para situar vocês: discordo em parte da Tatiana. Exigir que a planilha pare no dia da decisão é arriscado. Acompanho o assunto desde a implantação do SAP com GUEPARDO Tax e o paralelo ajuda enquanto a diferença não está explicada. Então, ou seja, a planilha pode seguir como conferência por um ou dois fechamentos, com o oficial já definido e a entrega saindo só dele. O risco real é entregar duas versões diferentes.

Do lado da auditoria, eu pediria quatro evidências:

1. a decisão da oficial, com data e responsável;
2. a tabela de diferenças com o motivo de cada uma;
3. a prova de que a entrega ao Fisco sai só da versão oficial;
4. quem pode alterar a planilha depois da decisão.

Então, na sustentação, o que costuma doer é o item 4. Um levantamento de dores de projeto que li cita apuração em planilha sem trilha ligada à contabilidade, com dependência de pessoas e dificuldade na auditoria.

Quem escolhe a oficial é a empresa, não o sistema nem a consultoria. Segundo a documentação da NTT sobre PIS e COFINS, é permitido ter várias apurações para o mesmo período e empresa, e só uma é a oficial. Ou seja, o desenho já prevê convivência. Primeiro passo: registre por escrito qual é a oficial e desde que data. Como falei, tá, sem data a diferença vira briga.

Objetivamente: o passo seguinte é achar a causa da diferença antes de escolher vencedor. Pelo meu histórico, é comum o erro estar numa regra que só existia na cabeça de quem montava a planilha, como um ajuste manual antigo. Monte uma lista linha a linha com três colunas: valor da planilha, valor do sistema e motivo. Cada motivo tem um destino: virar parametrização, virar ajuste documentado ou ser corrigido na planilha. Sou da área tributária, não do fiscal, então desculpem se for óbvio.