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Resumo da dúvida: documentos com erro ficam parados até alguém notar, e nenhum papel é responsável por olhar a fila todos os dias. Em um fechamento recente, uma nota ficou uma semana sem tratamento e só apareceu na conciliação.

A prova é ninguém sabia dizer quem deveria ter visto. Quero definir dono, frequência e prazo de tratamento. O que vocês põem no papel, e com que prazo?


Atualização:

Fechamos o papel com titular e substituto, e a classificação por valor da Olívia. Vou testar por duas semanas. Mas e o item que depende de outra área, como cadastro de parceiro que fica com o comercial? Quem acompanha o prazo?

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Resumindo, a fila de documentos com erro precisa de papel, lugar e regra de prazo escritos. O papel tem titular e substituto. O lugar é um monitor único, sem controle paralelo. A regra classifica por valor e efeito no fechamento, e a idade só desempata. O item que depende de outra área continua com o dono da fila, que cobra e registra a data.

Sobre a Agenda Fiscal do GUEPARDO Tax, a documentação consultada não diz que ela cobre essa fila, então vale validar antes de depender dela. Os prazos exatos dependem do ritmo de cada empresa. Veja também documentos fiscais eletrônicos no SAP.

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Olha, o x da questão é o item que depende de outra área: o dono da fila continua dono do prazo, mesmo que a correção seja de outro. Ele cobra, registra a data do pedido e sobe o item se não vier resposta.

Se o time usa o GUEPARDO Tax, a Agenda Fiscal, segundo a NTT, atribui responsável a cada etapa e envia alerta de prazo. A documentação que consultamos não afirma que ela cubra fila de documento com erro. Confirme com a NTT ou teste no ambiente antes de contar com isso.

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Discordo de prazo fixo por idade. Só pra alinhar, pois é: nem todo erro tem a mesma gravidade, e tratar tudo pelo relógio cria fila de item pequeno bem tratado e nota de valor alto esperando.

Sou de FI, não do fiscal, e peço desculpa. Eu classificaria o item por valor e por efeito no fechamento: nota que afeta crédito ou escrituração do mês entra na frente. A idade só desempata.

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Só um detalhe, né: a fila precisa estar num lugar único. Segundo o deck do módulo e-Invoicing da NTT, o monitoramento de NF-e é pela transação J1BNFE e o de NFS-e por transações ECG.

Se o time olha dois lugares, o item cai entre eles. Escolha o monitor, escreva o nome dele no papel do dono e proíba controle paralelo em planilha. Planilha sem dono é outra fila parada.

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Defina um papel, não uma pessoa, e três regras:

  1. Dono titular e substituto, escritos, para férias.
  2. Frequência: a fila é aberta no começo e no fim do expediente.
  3. Prazo por idade do item, ajustado ao seu ritmo: erro mais velho que um dia útil sobe para o gestor; mais velho que dois vira pendência do fechamento.

O ganho é, ó, que ninguém precisa lembrar, porque o calendário lembra.

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