O validador aceitou o SPED Fiscal. Como provar que o imposto apurado é o escriturado e o pago?

Discordo de provar tudo todo mês, Vanessa. E aí, o plano é por amostra: escolha alguns documentos e siga cada um de ponta a ponta, do lançamento até a guia. O dossiê precisa ter data, dono e a regra à qual se vincula.

Segundo as notas de projeto, governança do cliente é dono por regra e dossiê com data. O período de guarda se define com o jurídico da empresa, não com a equipe fiscal. Rever o mês inteiro só quando a amostra falhar economiza semanas de fechamento.

Ainda estou aprendendo, então vai uma ressalva de quem escreve programa: a documentação do GUEPARDO que consultamos não traz funcionalidade de SPED Fiscal, então não dá para afirmar que o produto entrega esse relatório de conciliação pronto. Pelo que vi, o caminho seguro é escrever a especificação do relatório que você quer (colunas, filtros, período) e testar contra um mês já fechado. Se o resultado bater com o que o fiscal entregou, o relatório serve de prova repetível. Confirme com a NTT o que existe na sua versão.

O ponto é que, é do razão que o auditor costuma partir. Sugiro conciliar nos dois sentidos:

1. Do razão para trás: saldo da conta de imposto, guia paga, apuração.
2. Dos documentos para frente: soma dos documentos, apuração, guia.

Se os dois caminhos chegam ao mesmo número, a prova está de pé. As notas de projeto apontam causas que se repetem na diferença, como lançamento manual direto na conta de imposto e ajuste que fica fora do conjunto comparado. Esses dois são o primeiro lugar para olhar.

Arquivo aceito prova que o formato está certo, não que o valor está certo. Na última auditoria que acompanhei, o auditor pediu cinco elos, nesta ordem:

1. Documentos do período.
2. Apuração.
3. Ajustes, com o código usado.
4. Guia paga.
5. Lançamento contábil do imposto.

Segundo as notas de projeto que consultamos, o validador oficial aceitar não é prova da cadeia. Guarde um comprovante por elo e a data da conferência.

Na sustentação, né, o que mais ajuda é dar dono a cada elo. Faço uma folha de uma página por mês:

• elo;
• quem conferiu;
• onde está a evidência (relatório, comprovante, lançamento);
• diferença encontrada e como foi explicada.

Diferença explicada, mesmo pequena, vale mais que folha sem diferença. Auditor desconfia de conciliação perfeita demais, e com razão, porque às vezes ela foi forçada.