O fornecedor envia o documento com informação nova que o SAP ainda não guarda. Descartar, guardar fora ou parar a entrada?

Pra constar, pois é, nós separamos em duas classes: informativo (entra e fica pendente) e impactante (entra em quarentena controlada, com prazo curto de decisão). Quarentena é um status de processo, não bloqueio de estoque para sempre. A lista de campos impactantes é do fiscal, revisada junto com o tributário, e a gente revisa essa lista a cada mudança de leiaute.

Minha leitura, pois é, difere em um ponto: guardar só o original não basta se a informação nova aparece depois em relatório ou obrigação. Aí o dado precisa de lugar no sistema. Se vocês usam o módulo de e-Invoicing da NTT, a documentação lista NTGs de NF-e de entrada e saída para a reforma, mas o conteúdo funcional delas não está afirmado em lugar nenhum que consultamos. Pergunte à NTT se o campo novo já é tratado na sua versão antes de desenhar um campo próprio.

No rollout a gente viveu isso. Como auditora, o que eu olho é a trilha: o documento original guardado, a data em que chegou, a decisão tomada e quem a aprovou. Se o dado ficou fora do SAP, que fique num lugar único e controlado, nunca em e-mail de alguém. Segundo a documentação da NTT, no e-Invoicing os dados replicam dentro do SAP, então vale checar o que já vem replicado antes de criar um repositório novo.

Antes de mais nada, é uma pergunta de processo, e a resposta curta é: não descarte e não pare a entrada por padrão. Um caminho:

1. Guarde o documento original íntegro, com a chave, vinculado ao número do documento no SAP.
2. Abra um registro de pendência para o campo novo, com dono e prazo.
3. Defina o critério que sim bloqueia a entrada: dado que muda o cálculo ou a escrituração.
4. Meça quantas notas chegam assim por semana.

Dado que só informa, segue a entrada. Dado que altera imposto, é decisão do tributário.