Que evidência do ano de teste vale guardar para usar quando os valores passarem a contar?

Complementando com um ponto de TI. No meu dia a dia, viu, o que acaba perdido é o dado de origem, porque ele muda no cadastro. Se o campo vem de um cadastro que será alterado, guarde uma cópia dele na data da emissão. Segundo a documentação da NTT, o módulo estadual é descrito como atendendo todas as Unidades da Federação e guardando histórico para fiscalização; o que esse histórico cobre, a documentação que consultamos não afirma. Confirme com a NTT.

Discordo de guardar tudo por precaução. Sem querer complicar, né, volume sem critério vira custo e dificulta achar o que importa. A regra que usamos: guarde o que responde a uma pergunta já conhecida, como conciliar, provar ou recalcular. O que não responde pergunta nenhuma fica na camada legal, só pelo prazo do jurídico. A decisão do que entra em cada camada é do tributário da empresa.

Aqui fizemos diferente: separamos duas camadas. A camada de conciliação guarda só o que cruza fiscal e contábil, e a camada de guarda legal guarda o documento completo, por prazo definido pelo jurídico. Ainda estou aprendendo, vindo da indústria química. E aí, na minha rotina, a vantagem é que o fiscal consulta a camada curta sem tocar na camada de guarda, que fica fechada.

Guarde o que permite reconstruir a decisão: o documento, o dado de origem e a regra aplicada. Contando nos dedos, são três itens. O prazo de guarda é questão do jurídico e do tributário, conferida no texto vigente, e não deve ser estimado por quem monta a rotina. A rotina, por sua vez, deve ser desenhada para qualquer prazo: arquivo por mês, com índice, para recuperar sem refazer.