O Livro Diário, de utilização obrigatória para as pessoas jurídicas sujeitas ao lucro real, deverá ser necessariamente o tradicional (livro encadernado) ou poderá ser substituído por fichas?

Gustavo, vamos lá: outra forma que a nossa equipe adotou é manter o arquivo digital como referência e imprimir só quando a interpretação do auditor exige. Vale quando as pessoas jurídicas da casa têm volume grande e a regra de sequência está automatizada. Na prática, a leitura jurídica do pedido vem antes da impressão. A outra forma, imprimir tudo, serve quando as pessoas jurídicas são pequenas e o fiscal pede papel. Cada caminho depende da interpretação que o time faz, e não do desejo de economizar.

O risco que você já viu, Yara, me preocupa mais que o formato. Meu palpite, viu, é que o problema vem da impressão e não da forma do livro. Você fala em folhas, mas os financeiros do período ficam em outra tabela, e a numeração não cobre isso. Com a incidência do imposto sobre os lançamentos, o que a gente imprime precisa refletir o que está no banco de dados. Até onde o formato cobre os financeiros? Preciso saber antes de liberar a impressão.

E no papel, Cristina, como fica? Falando sério, a parte que costuma faltar é a numeração no momento da impressão. Na minha experiência, a equipe troca o livro por folhas e esquece que cada parte precisa ficar numa sequência estabelecida. Quando o período é curto, a sequência exclusiva do mês evita confusão. Complemento seu ponto com isso: feche a numeração antes de imprimir e guarde a lista de folhas, para o dia em que alguém perguntar.

Na nossa rotina, mantemos o encadernado para o fechamento anual e usamos folhas numeradas no meio do ano. Resumindo, cada caminho tem seu uso: o encadernado dá segurança para a diretoria, e a escritural simplifica a leitura. A escrituração mensal fica no sistema, e a impressão só entra quando alguém pede. Vale a folha quando o volume é alto e a equipe revisa todo mês. Vale o encadernado quando a casa passa por fiscalização frequente.

Quando o auditor pede o livro, Aline, o que importa é que a numeração e o formato estejam prontos para exibir, mesmo que seja em folhas. Vou direto, ó: eu já vi equipe imprimir em papel comum e depois gastar dias para provar que a sequência era a mesma. Se o sistema é eletrônico, o arquivo precisa sair com a mesma ordem da impressão. Empregue um controle de soma por período ou uma folha de conferência, assim você mostra o original sem discussão. Vale testar isso antes do próximo pedido.

Matheus, complemento isso. Por assim dizer, ó, o cálculo do que foi impresso também importa: se a decorrência da numeração não bate com o total do período, a folha perde o sentido. Já vi gente citar decreto antigo como se fosse atual, e isso confunde a conferência. Antes de imprimir, confira a sequência e o total do período. Assim o livro fecha limpo e a conferência não volta.

Yara, discordo de um ponto específico. E aí, o cerne: você tratou as folhas como iguais em todas as áreas. Na nossa operação, as controladas usam sistemas diferentes e a folha de uma nem sempre chega ao livro central. Quando as rotinas são contínuas, a numeração precisa ser conferida em cada unidade, senão o livro consolidado não fecha. Se a controlada não segue a mesma numeração, o problema aparece na auditoria e não no sistema. Por isso eu não aceitaria só a regra geral.

O risco que você já viu, Yara, é a folha sair fora de sequência. Aqui, então, no nosso caso, a conferência começou pelas condições de numeração antes de qualquer troca. O contribuinte é quem responde pelo livro, e a contribuição do time foi montar uma rotina de checagem mensal. Vale fazer isso antes de qualquer auditoria, com a assinatura de quem confere.

Concordo em parte: as folhas numeradas tipograficamente podem substituir o livro, desde que o lançamento seja feito por sistema. Ou seja, viu, o sistema gera as folhas no formato certo e a numeração acompanha cada página. Discordo de quem acha que qualquer PDF serve. Sem numeração e sem formato, as exigências não ficam atendidas. O capítulo que trata do tema ajuda a confirmar os detalhes.