Onde se encontra o leiaute para a geração do arquivo da EFD-ICMS/IPI?

Eduardo, complemento o seu ponto com uma informação prática: antes de qualquer envio, informar o período e o CNPJ dentro do próprio sistema reduz erro de regra. Agora, em geral, a equipe esquece de ler as notas explicativas, e elas trazem informações que mudam a estrutura de um mês para outro. Na internet há muito material antigo, então confirme sempre a data de publicação antes de usar qualquer orientação. Assim o envio fica mais seguro.

O risco que já vi é o analista gerar o registro sem identificar a versão, e aí o envio sai com regra errada. Veja, aqui na empresa a equipe usa uma tabela de geração com data, mês e número do Guia Prático, e cada linha tem a conferência feita por outra pessoa. Quando o prazo é curto, a alternativa é usar programas gratuitos de validação, que cumprem o papel de conferir a estrutura. Esse caminho vale para pequenos volumes; para grandes volumes, a planilha compartilhada costuma ser mais segura.

Por que tanta pressa? Minha opinião, ó, é que a data sozinha não resolve, porque cada UF pode ter um eprocesso próprio. Discordo com respeito de quem citou só a regra nacional, porque a parte estadual costuma ficar de fora. Para quem atende vários estados, eu manteria uma planilha com o endereço de cada UF e a regra estadual anotada ao lado.

Na nossa rotina de obra, o analista só descobre onde a especificação se encontra quando o prazo de encerramento já está perto. E aí, ou seja, criamos um calendário com a regra de cada mês e um responsável que confere o material antes do envio. Esse caminho vale para equipes com pouco tempo de treino, porque ninguém precisa lembrar de nada. Para quem tem sistema com histórico, o mais rápido é consultar direto a tabela que se encontra na página oficial.

Quando a equipe tem diversos caminhos, Valter, o ponto que faltou é a origem. Eu concordo com o checklist, de qualquer forma, tá, mas o melhor material costuma estar nos canais eletrônicos da própria administração. Antes de guardar qualquer cópia, veja quais versões estão disponíveis e compare a data de publicação com o período que você vai transmitir. Isso evita usar um material que o fisco já trocou.

Yara, bate com o que vivi. Bem, no mês passado, a equipe deixou de conferir a especificação do período e o envio foi recusado. O ponto que acrescento é que a data da retificação precisa ser correspondente ao mês do registro, não à data de hoje. A regra correta é guardar a especificação de cada mês junto com o que você gerar, e isso pode ser feito com uma pasta por competência. Assim, se o fisco questionar um período no prazo decadencial, você mostra qual regra valia.

O resultado que importa é o envio aceito na primeira tentativa, e isso depende de cada passo estar definido. Então, na minha área, a equipe guarda o Guia Prático com o certificado digital do responsável e uma cópia do material disponibilizado pelo fisco numa pasta só de leitura. Esse caminho vale quando a equipe é pequena e o responsável confere tudo, porque reduz o vai e vem. Para operações com muitas filiais, prefira uma pasta centralizada e um checklist simples antes de cada envio.

O risco que já vi é a equipe mandar o envio sem olhar a data do período, porque a tela aceita e o erro só aparece depois. Sem rodeio, ó, nós adotamos um caminho completo: uma planilha com a especificação de cada mês, um responsável por conferir o PVA e uma regra de dupla conferência antes do envio. Ela é composta por três etapas, e cada uma vale para cenários diferentes. Para um mês atual, basta a conferência simples. Para retificações, confirmando antes a regra com o fisco, o caminho fica mais longo, mas evita reenvio. Escolha pelo tamanho do risco e pelo prazo, não pelo hábito de quem já fez antes.

Concordo em parte com a Ivone, porque a regra do mês realmente manda. Discordo, porém, de que a data da transmissão seja o critério, pois ela só define a atualização do PVA. Em outras palavras, ó, o que muda uma retificação antiga é a autorização do Fisco, que segue outro caminho. Capítulo sobre retificação costuma ser ignorado, mas reforça que o período de referência decide tudo. Quem precisa gerar um envio de mês passado deve checar a atualização do PVA e a regra daquele mês, não a de hoje.

Basta o Ato Cotepe 09/08? Não, a partir de janeiro de 2019 vale a Nota Técnica do Ato Cotepe 44/2018, e a especificação antiga segue até 31/12/2018. Como sempre, pois é, cada arquivo precisa seguir a regra do próprio mês. Antes de enviar, use a versão do PVA que está valendo na data da transmissão e, numa retificação, siga a regra de assinatura do arquivo retificador que a SEFAZ exigir. Para o seu caso, olhe o mês de referência e não a data de hoje.