Dados mestres fiscais no SAP: a causa raiz de boa parte das divergências
Antes de a regra calcular o imposto, o dado mestre diz à regra o que está sendo calculado: qual mercadoria, de qual origem, para qual parceiro, em qual filial. Se o cadastro está errado, a regra certa produz o resultado errado.
Esta página mostra de quais dados mestres o fiscal depende, como eles falham e como a conferência é feita.
Três cadastros sustentam o fiscal
Esta página detalha o lado do cadastro na conferência de CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), CST (Código de Situação Tributária), NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul, a classificação fiscal da mercadoria) e do cadastro fiscal por filial.
Material
NCM, origem, CEST e grupo de classificação fiscal. É o cadastro que mais alimenta a determinação do imposto e o que mais sofre alteração sem revisão fiscal.
Cliente e fornecedor
CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) ou CPF, inscrição estadual, regime tributário e indicador de contribuinte. Define o tratamento de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e de retenções.
Filial e empresa
CNPJ, inscrição, regime e configuração fiscal por unidade. Em grupos com vários CNPJs, a dispersão entre filiais é um risco em si.
O que o SAP não valida sozinho é se o conteúdo do campo está certo para a operação. Preencher não é o mesmo que estar correto.
O erro no cadastro se repete em cada documento
Uma regra errada afeta um grupo de operações, e costuma ser percebida. Um cadastro errado afeta cada documento que usa aquele registro, e o efeito se espalha sem alarde: o custo de um item, o crédito de outro, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital, o conjunto de escriturações digitais entregues ao fisco) de um terceiro.
É também a causa que mais se esconde atrás de outras. O fechamento não bate, procura-se a regra, ajusta-se a regra, e o cadastro continua errado. O ajuste funciona até o próximo material do mesmo tipo.
Por isso a conferência começa pelo dado. Quando o cadastro está correto, o que sobra de divergência é regra, e a investigação fica menor.
Onde o dado mestre falha e o que aparece
Quadro de leitura da DFSpro, sem estimativa de frequência. O que aparece em cada ambiente varia.
| Dado | Falha típica | O que aparece |
|---|---|---|
| NCM do material | Código diferente do que o fisco ou a declaração de importação exigem. | Imposto calculado com alíquota errada e diferença no SPED. |
| Origem do material | Indicador de origem sem revisão, sobretudo em importados. | ICMS interestadual errado e glosa de crédito. |
| CEST | Ausente ou incompatível com o NCM em item sujeito à substituição tributária. | Rejeição ou tratamento incorreto da substituição. |
| Regime e indicador do parceiro | Cadastro desatualizado de contribuinte ou de regime. | Tributação e retenção diferentes da realidade do parceiro. |
| CNPJ do parceiro | Campo que presume apenas dígitos, diante do CNPJ alfanumérico. | Falha de cadastro, de validação ou de integração. Ver a página de Reforma Tributária CBS/IBS. |
| Configuração fiscal por filial | Filiais do mesmo grupo tratando o mesmo imposto de forma diferente. | Divergência entre unidades e fechamento instável. |
O item sobre CNPJ alfanumérico segue a regulamentação da Receita Federal, descrita na página de reforma.
Sinais de que o problema está no cadastro
Se mais de um item da lista é familiar, vale conferir o dado antes de revisar a regra.
- O mesmo tipo de divergência volta a cada fechamento, em itens diferentes.
- A correção é sempre feita no documento ou na apuração, nunca no cadastro.
- Mudança de NCM ou de classificação sem passar pelo time fiscal.
- Planilha paralela para conferir o cadastro, mantida por uma pessoa só.
- Filiais do mesmo grupo com tratamento diferente para o mesmo item.
Conferência do dado mestre em quatro passos
Os quatro passos abaixo descrevem como a conferência do dado mestre é conduzida, do cadastro à regra.
Extração
Selecionar os cadastros relevantes e extrair uma amostra por tipo, sem alterar o ambiente.
Regra de conferência
Definir o que é correto para cada campo, junto com o time fiscal: NCM, origem, CEST, regime.
Divergências
Listar o que não passa na regra, priorizado por impacto fiscal e por volume de documentos.
Correção na origem
Corrigir o cadastro e o processo que o produz, para o erro não voltar.
Quem mantém o cadastro fiscal
A correção do dado é um trabalho de uma vez. A manutenção é um trabalho contínuo.
Pergunte internamente
Quem aprova a criação e a alteração de um cadastro fiscal, e o time fiscal participa? Quando o processo de cadastro e o fiscal não conversam, o erro volta. O Diagnóstico Fiscal SAP inclui a conferência dos dados mestres críticos.
Perguntas para levar à sua conversa interna
01O que são dados mestres fiscais?+
São os cadastros que alimentam a determinação do imposto: material, cliente e fornecedor, filial e empresa, com campos como NCM, origem, CEST, CNPJ, inscrição e regime.
02O SAP valida se a NCM está correta?+
O SAP valida formato e, conforme a configuração, a existência do código. Se o código é o certo para a mercadoria é uma conferência fiscal.
03Por que a divergência volta depois de corrigida?+
Porque foi corrigida no documento ou na apuração, e o cadastro de origem continua errado. A correção na origem encerra o ciclo.
04A DFSpro corrige o cadastro?+
A DFSpro identifica as divergências e indica a correção. A alteração do cadastro no ambiente é do cliente ou do time técnico dele.
05Isso vale só para quem usa GUEPARDO Tax?+
O dado mestre vale para qualquer ambiente SAP.
06O que muda com o CNPJ alfanumérico?+
Campos e validações que presumem apenas dígitos passam a ser pontos de falha. A página de reforma tributária detalha.
07Quanto tempo leva uma conferência?+
Depende do volume de cadastros e do número de empresas. A DFSpro não promete prazo sem conhecer o ambiente.
08Por onde começar?+
Por uma amostra dos materiais de maior volume e dos parceiros de maior valor. O Diagnóstico Fiscal SAP organiza essa amostra por risco.
Confira o cadastro antes de revisar a regra
O primeiro passo é uma conferência por amostra dos dados mestres de maior impacto.