NFC-e no varejo com SAP: emissão, contingência e rejeição sob controle

O que a NFC-e do balcão exige do SAP

Norma nacional, mais uma decisão por UF

O Ajuste SINIEF 19/16 e o MOC fixam o padrão. Cada UF escolhe o que o padrão deixa em aberto.

Três arranjos de emissão em loja, e o papel da DFSpro em cada um

A posição do SAP na emissão define quem monta o XML, quem guarda o certificado e onde nasce cada rejeição.

Quem faz o quê em cada etapa

Do cupom no caixa à nota autorizada em oito passos

Cada passo entrega ao seguinte um dado que a SEFAZ valida. A rejeição quase sempre nasce nos primeiros.

1. 01

   Venda registrada

   Itens, quantidades, forma de pagamento e, se o consumidor pedir, o CPF.

2. 02

   Dados fiscais do item

   NCM, CEST quando houver, GTIN, unidade, CFOP de venda a consumidor final e CST ou CSOSN.

3. 03

   XML montado

   Modelo 65, consumidor final e operação presencial, com o grupo de IBS e CBS no item, na etapa de implantação vigente.

4. 04

   Assinatura e chave

   Assinatura com certificado ICP-Brasil e chave de acesso de 44 posições.

5. 05

   Transmissão

   Uma NFC-e por lote, com resposta imediata da SEFAZ da UF do emitente.

6. 06

   Autorização

   A SEFAZ devolve o protocolo de autorização. Na rejeição, devolve o código e a mensagem.

7. 07

   DANFE NFC-e

   Impresso ou enviado por meio eletrônico, com QR Code, conforme a UF e o consumidor.

8. 08

   Status no SAP

   Autorizada, rejeitada, em contingência, cancelada ou inutilizada, para a conciliação do caixa.

O nível de serviço acordado para os autorizadores da NFC-e é de resposta em menos de 30 segundos em 85% do tempo. Quando a resposta não vem, o caixa não pode esperar, e é nesse ponto que a contingência entra.

Chave, QR Code, CSC e consulta

Quatro elementos fazem a nota ser conferível pelo consumidor, e três deles dependem de parâmetros da loja.

As nove divisões do DANFE NFC-e

O DANFE NFC-e é só a representação simplificada da venda. O emitente fica dispensado de enviar o XML ao consumidor, exceto se ele pedir antes da emissão, e a legibilidade do papel precisa durar pelo menos seis meses.

Quando a nota não pode esperar a SEFAZ

O caixa não para, e a nota precisa ser regularizada depois. O que muda é o que o SAP guarda durante a queda.

Três origens de problema técnico, segundo o MOC

As três alternativas do Ajuste SINIEF 19/16

O que a nota em contingência precisa ter

• Data e hora de entrada em contingência e a justificativa preenchidas. A rejeição 556 barra esses campos na emissão normal, e a 557 exige que existam na contingência.
• No DANFE, o texto “EMITIDA EM CONTINGÊNCIA Pendente de autorização”, abaixo do cabeçalho e abaixo da identificação da nota.
• No QR Code, a data e a hora de emissão, para que a consulta do consumidor informe que é nota em contingência.
• Numeração nova, avançando um número, porque é vedado reutilizar em contingência o número de uma nota transmitida como normal.
• Via do estabelecimento: segunda via do DANFE ou guarda eletrônica do XML, com termo no livro modelo 6 ou declaração conforme a UF.

Transmitir, tratar a rejeição e limpar o que ficou pendente

A contingência só termina quando todas as notas estão autorizadas ou resolvidas e o SAP sabe o status de cada venda.

1. 01

   Transmitir no prazo

   Offline: até o fim do primeiro dia útil seguinte. EPEC: até 168 horas. Com a mesma chave de acesso e o mesmo código numérico original.

2. 02

   Tratar a rejeição

   Gere de novo com a mesma numeração e série, corrigindo a irregularidade, sem alterar o que determina o valor do imposto.

3. 03

   Resolver as pendentes

   A nota transmitida na queda sem resposta fica pendente: cancele se foi autorizada, inutilize a numeração se não foi.

4. 04

   Conferir as vendas

   Nenhuma venda do SAP pode ficar sem nota, e nenhuma pode ter duas notas autorizadas.

5. 05

   Registrar o episódio

   Guarde o motivo, o início e o fim da contingência por estabelecimento, com os números das notas envolvidas.

Um exemplo do próprio MOC

A nota 20 é transmitida e a SEFAZ não responde. O emissor entra em contingência e emite a nota 21. Superado o problema, a 21 é transmitida. Se a 20 tiver sido autorizada, é cancelada. Se não, a numeração é inutilizada.

Cancelar, substituir ou inutilizar: cada caso tem prazo

O prazo é curto e a escolha do caminho depende de a nota ter sido autorizada e de a mercadoria ter saído.

Antes de cancelar ou inutilizar, três perguntas

No balcão, o risco é a ordem das ações: o operador cancela depois do prazo, ou inutiliza uma numeração que a contingência ainda vai transmitir. A DFSpro desenha, no ambiente do cliente, o status da nota visível e a regra que impede a ação fora da janela.

As rejeições mais comuns, e como ler cada uma

Os códigos abaixo vêm das regras de validação do MOC. A coluna do meio mostra a causa que mais se repete em loja.

Uma rejeição traz um código e uma mensagem. O código aponta a regra do MOC que falhou, e a causa quase sempre está no dado que o PDV ou o SAP mandou.

Dados do item

Valor, consumidor e entrega

Emissão, data e contingência

Reforma tributária no item

Infraestrutura e certificado

CFOP, CST e CEST na venda ao consumidor

O item da NFC-e carrega menos grupos que o da NF-e, e o MOC rejeita o que não cabe na nota do varejo.

O cálculo do imposto do item segue o desenho da parametrização fiscal e do cálculo de impostos no SAP. A tese tributária de cada produto é do cliente, e a DFSpro prova que a regra escolhida chega à nota sem mudança.

CST e classificação por item, e o que o varejo não usa

O grupo novo entra no item da nota do balcão com as mesmas notas técnicas da NF-e, e algumas regras são só do modelo 65.

O que a NFC-e não aceita no grupo de IBS e CBS

• Crédito presumido na nota do varejo, barrado pela rejeição 1049.
• Classificação de subapuração do IBS da Zona Franca de Manaus, barrada pela 1165.
• Grupo de devolução da CBS, barrado pela 1187.
• Código indicador do local da operação de fornecimento, barrado pela 1099.
• Grupo de ICMS previsto no pagamento antecipado, barrado pela 1280.
• Emissão por contribuinte exclusivo do IBS e da CBS, e por contribuinte sem inscrição estadual, barrada pela 156.

As datas e a leitura de cada ato estão na legislação dos documentos fiscais eletrônicos, e o cálculo e a apuração, em CBS e IBS no SAP.

O CNPJ alfanumérico também muda o leiaute da NFC-e, assunto de CNPJ alfanumérico no SAP.

CPF na nota, limite por UF e venda não presencial

A identificação é obrigatória em três situações. O resto é escolha do consumidor.

A NFC-e aceita identificar o consumidor por CNPJ, mas o MOC rejeita destinatário contribuinte de ICMS (789). A venda a contribuinte segue o fluxo de NF-e, que tem página própria em documentos fiscais eletrônicos.

Forma de pagamento, troco e o vínculo com a liquidação

A nota do balcão registra como a venda foi paga, e a reforma liga essa informação à apuração.

Do caixa ao arquivo: o que a escrituração exige da NFC-e

A NFC-e entra na escrituração do ICMS com regras próprias, mais enxutas que as da NF-e.

A apuração do ICMS parte da escrituração, e a diferença que nasce na nota aparece depois, na guia. Os dois temas têm serviço próprio: SPED Fiscal e apuração de impostos.

O que se multiplica a cada loja aberta

Série, CSC, certificado e credenciamento são por estabelecimento ou por UF. Esquecer um deles é a causa da primeira rejeição da loja nova.

Checklist de abertura de loja

• Credenciamento da NFC-e na UF e inscrição estadual do estabelecimento.
• Série, CSC e certificado do estabelecimento, com data de troca.
• Parâmetros da UF: modalidade de contingência, limite de identificação e permissão de entrega a domicílio.
• Teste de ponta a ponta em homologação: autorizar, rejeitar, contingenciar, cancelar e conferir o status no SAP.
• Conciliação do primeiro dia de venda contra o caixa.

Quem abre loja em rede repete os mesmos problemas, descritos em rede em expansão e NFC-e. O assunto também aparece em rollout fiscal no SAP.

Homologação: o que provar antes da venda real

A rejeição mais barata é a que acontece em homologação.

Cenários mínimos antes de abrir uma loja ou aplicar uma nota técnica

• Autorizar uma venda simples e conferir o status no SAP.
• Provocar uma rejeição por dado do item e tratá-la até a autorização.
• Entrar em contingência, emitir, transmitir depois e resolver a nota pendente.
• Cancelar dentro do prazo e tentar cancelar fora dele.
• Vender acima do limite de identificação, com e sem CPF.
• Emitir um item com o grupo de IBS e CBS e com a classificação não permitida.

O método de cada cenário, com o valor esperado escrito antes, está em testes fiscais no SAP.

Dez erros que se repetem no varejo, e como evitar

Cada erro tem um sintoma no caixa e uma prevenção no cadastro ou no processo.

Cinco números para olhar toda semana

A NFC-e falha em silêncio quando ninguém olha o painel, e cinco indicadores cobrem a maior parte do risco.

Seis entregas, da cadeia atual à conciliação do caixa

As entregas seguem a ordem do problema: primeiro o dado, depois a regra, o retorno, o teste e a prova.

1. 01

   Diagnóstico da cadeia

   Lojas, estados, emissor, integração e as últimas rejeições, a partir do diagnóstico fiscal.

2. 02

   Dados mestres do item

   NCM, CEST, GTIN, unidade e origem, saneados e provados em dados mestres fiscais.

3. 03

   Regra de imposto

   ICMS, CST e CSOSN, e o grupo de IBS e CBS, configurados por item e por UF.

4. 04

   Retorno do status

   Cada status da nota tratado no ambiente do cliente, com fila de pendência e dono para cada caso.

5. 05

   Contingência e rejeição testadas

   Cenários em homologação, com o método de testes fiscais.

6. 06

   Conciliação e escrituração

   Relatório de diferença entre caixa, nota e razão, e a prova do arquivo do ICMS.

Depois da entrega, o mesmo roteiro volta a cada nota técnica nova e a cada loja aberta, dentro do AMS Fiscal. Se o ambiente usa o GUEPARDO Tax, a DFSpro o implanta e faz a governança dele. A licença é da NTT DATA, dona do produto, e a DFSpro a vende como Canal Autorizado.

O varejo é um setor atendido pela DFSpro, e a visão por setor está em distribuição e varejo.

Quem prova e quem decide

O sistema mostra o que acontece em cada venda. Escolher como operar dentro da regra de cada UF cabe a quem responde pela empresa.

Normas e manuais de referência

Ajuste SINIEF, MOC, notas técnicas e guia da Receita Federal.

Traga as rejeições do último mês e a lista de lojas por estado

Informe o emissor e os estados onde a sua rede opera. Conte como é a sua rede: emissor, estados e a rejeição que mais incomoda. O escopo nasce dessa conversa, sem preço e sem compromisso de prazo.

Para aprofundar antes: documentos fiscais eletrônicos no SAP e legislação dos documentos fiscais eletrônicos.