Por quanto tempo guardar a evidência da conciliação e quem decide isso?

Como todo mundo sabe, viu, o prazo é do jurídico, mas discordo de deixar o campo em branco e esperar. Sem prazo, ninguém apaga nada, e a pasta vira um depósito. Proponho um prazo provisório, aprovado pelo fiscal e marcado como provisório, com data para o jurídico confirmar. Assim o processo anda e a decisão continua onde deve estar.

E aí, saindo um pouco do tema, mas útil: aqui a gente fez de outro jeito. Em vez de uma pasta por fechamento, criamos um índice único, uma planilha de controle com uma linha por evidência, trazendo o local, a data e o prazo de guarda que o jurídico definiu. Quando o prazo vence, o índice avisa. A pasta continua existindo, mas quem manda é o índice.

Bem, o desenho é este: o dossiê precisa dizer o que prova, a que fechamento pertence e quem aprovou. Segundo as notas de governança que seguimos, o dossiê tem data, dono e vínculo com a regra, e o período de guarda é definido com o jurídico do cliente. Isso evita o erro comum de guardar tudo para sempre, que custa espaço e cria risco, ou guardar pouco e não ter o que mostrar.

Quem decide o período de guarda é o cliente, com o jurídico e o tributário, e não o consultor. Olha só, pois é, o que dá para organizar já sem o número:

1. Defina o que é evidência: extração, parâmetros, aprovação, versão final.
2. Dê a cada item data, dono e vínculo com a regra que ele prova.
3. Mude a pasta de rede aberta para um local com acesso restrito e log.
4. Deixe o período de guarda como campo a preencher pelo jurídico.

Eu não cito prazo aqui, porque ele não foi conferido.