Como devem ser informados os campos referentes ao Código da Situação Tributária, ao CFOP ou à Alíquota do ICMS para documentos em que não há tal informação?

Concordo em parte com o Sérgio: controlar por fornecedor ajuda. Mas discordo de deixar a regra só no sistema, porque o time precisa informar o motivo de cada campo vazio e registrar a informação que justifica a escolha. Pelo meu histórico, tá, a matriz de decisão funciona quando há muita exceção, e ela vale mais que uma regra fixa. Se o volume for baixo, dá para revisar os valores informados à mão. Não criaria a regra antes de fechar o caso.

Dúvida curta: a regra da Vanessa vale para o frete que chega de outro estado? Bem, dito isso, complemento com um ponto novo: a indicação de contrato precisa estar no registro, senão o imposto incidente fica sem origem. Vanessa, sugiro um controle das operações informadas por fornecedor, porque ele mostra onde a regra falha antes do validador.

Na nossa rotina de construção, o caso concreto foi um serviço contratado sem CFOP claro. A equipe montou uma regra que mapeia a combinação de tributos que costuma implicar cada tipo de contrato, e a leitura fica implícita no cadastro. A título de exemplo, ó, o frete segue uma combinação e a locação segue outra. Esse caminho vale quando as operações são frequentes e repetem o mesmo padrão. Quando fogem do padrão, preencha caso a caso.

Quando a tabela de apoio vira regra fixa, o time deixa de olhar o enfoque da operação e passa a copiar valor. Já adianto, viu, eu discordo da parte do André que trata tudo como padrão. As leituras fiscais mudam por região, e o dado fornecido pelo cliente pode não bater com o que o validador espera. Prefiro manter o campo preenchido caso a caso até termos o caso fechado com a orientação oficial.

A equipe resolveu com uma tabela de apoio que traz a situação padrão de cada transporte. Quando a nota é eletrônica ou a conta é elétrica, a regra muda, e olha, a dica é separar a energia injetada antes, porque ela tem tratamento próprio. Esse caminho vale quando o volume é alto, já que o cadastro roda sozinho. Para casos pontuais, preencha à mão e registre o motivo.

Rafael, complemento o caso. Agora, que eu saiba, falta o ponto dos tributos devidos: eles precisam aparecer no campo certo, e os documentos sem dado exigem justificativa no próprio registro. Não recomendo deixar em branco, porque o validador segue o padrão da tabela e não aceita lacunas.

Risco que já vi: o time preenche tudo com um padrão e esquece que cada valor precisa bater com a operação. Bianca, complemento com algo que costuma passar: as constantes da tabela de situação não valem para todo caso, e consulte antes a regra do estado de destino, porque o caso de uso e consumo pode mudar a leitura do campo. Falando sério, isso evita reenvio e reprocessamento.

Dúvida curta: o campo pode ficar vazio? Veja, pelo meu histórico, a combinação de CST, CFOP e taxa do ICMS está embutida na operação, então ela deve ser prestada mesmo sem o dado de origem. Na prática, o time lê a operação, escolhe o código pela situação de quem emite e só depois confere o cálculo do ICMS. Quando o arquivo sair com esses três dados coerentes, o validador deixa passar, e a assinatura do lote fica simples de conferir.