Os cadastros registrados na EFD-ICMS/IPI (tais como fornecedores, itens, clientes e outros) serão enviados de acordo com o movimento do mês ou na totalidade, incluindo os que não foram movimentados?

Priscila, vou direto ao ponto. Sem rodeio, né, no nosso caso os registros movimentados no período ficam claros, mas e os registrados que não tiveram movimento e ainda estão num município com regra própria? Esse é o seu cenário, ou eu entendi errado a parte da referência?

Olívia, no meu caso a abordagem foi outra: os dados vão informados no envio com a situação informada de cada cadastro, e quem não teve operação recebe marca de inativo em vez de sumir da carga. Assim o fisco enxerga o histórico. No fechamento, tá, isso vale quando o cliente tem auditoria frequente, porque a forma instituída pela equipe para cada item fica visível. Se a rotina for enxuta, a exclusão simples basta.

Risco que já vi: quem exporta sem separar a operação acaba mandando cadastro de fornecedores inativos e fica com divergência na conferência. Aline, complemento o seu ponto com uma regra específica: inclua no envio o que tiver referência em outro bloco, incluindo os que têm referência em notas, e registre as exclusões num controle próprio. Veja, por assim dizer, é um tanto de trabalho, mas evita reenvio.

Concordo em parte com a Elaine: separar a carga ajuda. Mas discordo de criar um arquivo especial só para o extra, porque cada equipamento de faturamento precisa do mesmo cadastro, e os enviados ao fisco ficariam em duas versões. Meu alerta, tá, é que a nossa equipe prefere uma regra única: o cadastro entra quando está em uso ou referenciado, e o restante fica em tabela de apoio para consulta.

Dúvida curta: a regra diz que deverão ir todos os registros? Bem, em outras palavras, eu discordo do que a Priscila colocou: não é só o que aparece na nota. Quando o documento emitido por terceiro referencia um registro antigo, ele precisa estar no arquivo, mesmo sem operação no mês. Então a regra de referência é mais ampla do que a leitura de quem olha só o período.

Na nossa rotina de distribuição, o caso concreto foi um cliente com dezenas de itens parados há anos. A equipe montou uma carga separada com o conteúdo completo e deixou o envio mensal só com o que corresponde às notas do período. Veja, no go-live, esse caminho compensa quando a auditoria pede a base inteira, porque o cálculo do que ficou de fora fica documentado. Se a auditoria não pedir, a carga extra vira ruído.

Se o cadastro não aparece referenciado em outro bloco, ele não entra no envio. Na prática, os cadastros de parceiros, clientes e itens só seguem quando alguma nota ou inventário os referencia, então um cliente autorizado a comprar sem operação no período fica de fora. Bem, a ideia é esta: mande o que está referenciado e nada mais, e registre no controle quem ficou de fora e por qual motivo.