Quando eu devo revisar a configuração de impostos existente em vez de criar uma nova?

Olha, no fim das contas, o que ajudou foi listar o que está ativo de fato: regra usada em documento recente fica, regra sem uso é candidata à revisão. Registre numa tabela simples: regra, última utilização, responsável, decisão (manter, ajustar, descartar). Descartar passa pelo tributário da empresa, não pelo time de sistema.

Bem, vou direto: se o time que fez a configuração antiga não está mais aqui e não há documentação, tende a ser mais seguro ajustar com testes do que recriar às cegas. Antes de qualquer mudança, faça cópia da configuração e dos casos de teste. Assim você volta atrás se algo sair errado.

Então, digamos assim, o critério que uso é o risco de quebrar o que já funciona. Ajustar preserva o histórico e os documentos já emitidos, mas carrega regras antigas que ninguém lembra por que existem. Criar nova limpa a casa, porém exige provar tudo de novo. Pergunte: quem usa a configuração hoje, quais documentos dependem dela e o que acontece com os já lançados? Se a resposta para a última é incerta, ajuste e documente cada mudança.

Agora, o segredo é: não decidir por preferência, e sim por comparação. Antes de criar do zero, exporte a configuração atual e compare com o que o negócio precisa hoje. Se a diferença é pontual (um código, uma regra), ajuste e teste. Se a estrutura em si não serve mais, aí vale pensar em criar nova. Registre a comparação lado a lado, porque ela justifica a decisão para quem revisar depois.