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Fóruns / Workshop de GUEPARDO Tax: dúvidas e troca de ideias

Como provar mês a mês que a apuração bate sem depender de uma pessoa específica?

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Ponto único: preciso demonstrar, mês a mês, que a apuração fiscal bate, e hoje a prova depende de um analista experiente que monta tudo em planilhas próprias. Se ele sair, a rotina cai. Acabei de assumir a área, vindo de agro, e vou levar o tema ao workshop. Então, meu palpite, o caminho é um roteiro de conferência escrito, mas não sei o que deve constar nele. Quais conferências formam uma prova que qualquer pessoa da equipe consiga repetir?


Atualização:

Obrigada. Vou escrever o roteiro com as três conferências da Sandra e pedir que outra pessoa o execute no próximo fechamento. Dúvida: o dossiê do mês deve guardar também as telas intermediárias, ou só o resultado final de cada conferência?

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A prova mensal que não depende de uma pessoa é um roteiro escrito de conferências, executado igual todo mês e testado de vez em quando por alguém diferente.

Para montar: três conferências mínimas (notas contra apuração, conta contábil contra apuração, diferença explicada), dossiê com arquivos nomeados por mês, passo e responsável, e um rodízio trimestral de quem executa. O que a pessoa nova não conseguir seguir mostra onde o roteiro está incompleto. Comece pelo último fechamento: escreva o que o analista experiente fez, passo a passo, e peça que outra pessoa refaça. Para aprofundar o lado contábil, veja conciliação fiscal e contábil no SAP.

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Sobre o dossiê: guarde os dois, mas com nome padronizado. Bem, o truque é nomear cada arquivo com mês, número do passo e responsável. Em auditoria, abre-se a pasta e a sequência se explica sozinha. O período de guarda, defina com o jurídico da empresa; a documentação de curso que consultamos aponta esse mesmo cuidado, com o dossiê tendo data, dono e vínculo com a regra.

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Como estamos hoje, migrando de outro ERP, vimos que roteiro só no papel envelhece, então discordo de parar nele. A lição é pôr outra pessoa para executar o roteiro uma vez por trimestre: onde ela travar, o roteiro está incompleto. O padrão de risco está descrito na documentação que consultamos: apuração em planilha e memória de cálculo, sem trilha ligada à contabilidade, gera dependência de pessoas, retrabalho e dificuldade na auditoria.

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Resumo: a prova repetível é um roteiro com entrada, cálculo e saída, executado igual todo mês. Então, a título de exemplo, para uma apuração:

  1. Total de notas do período no sistema contra o total que entrou na apuração.
  2. Saldo da conta contábil do imposto contra o valor apurado.
  3. Diferença explicada linha a linha, com o responsável.

Salve o relatório de cada passo no dossiê do mês, com a data. Quem for novo segue o roteiro e chega ao mesmo resultado, sem depender de memória.

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